ma-tran-eisenhower-quan-ly-cong-viec

Quản Lý Thời Gian Làm Việc Hiệu Quả Với Ma Trận Eisenhower

Chúng ta vẫn luôn biết rằng, khi có quá nhiều thứ để làm trong ngày thì hãy sắp xếp danh sách công việc theo mức độ ưu tiên rồi dần dần xử lý theo thứ tự từ trên xuống dưới. Tuy nhiên, nếu như công việc nào cũng là ưu tiên thì sao? HTDS muốn giới thiệu đến bạn ma trận Eisenhower – một công cụ hiệu quả giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc theo cách tối ưu nhất.

1. Nguồn gốc của ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được đặt tên theo người sáng tạo ra nó là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D. Eisenhower. Các sử gia thường xếp hạng Eisenhower trong số 10 tổng thống hàng đầu của Hoa Kỳ. Ông vốn là Tư lệnh tối cao đầu tiên của quân Đồng minh tại Châu Âu (NATO) trong Thế chiến thứ hai và là Chủ tịch Đại học Columbia trước khi đắc cử thành Tổng thống và phục vụ liên tiếp 2 nhiệm kỳ từ 1953 – 1961. Trong thời gian tại vị, ông đã khởi động các chương trình trực tiếp dẫn đến sự phát triển của Hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang ở Hoa Kỳ, ra mắt Internet (DARPA), khám phá vũ trụ (NASA) và sử dụng các nguồn năng lượng thay thế (Đạo luật Năng lượng Nguyên tử).

Eisenhower được biết đến với khả năng làm việc phi thường trong nhiều thập kỷ khi đảm nhiệm nhiều chức vụ quan trọng. Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được Stephen Covey, tác giả của cuốn sách “7 Thói quen của người thành đạt” và được tạp chí Time bình chọn là 1 trong 25 người Mỹ có ảnh hưởng nhất, sử dụng để phát triển công cụ quản lý công việc phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower. Cùng HTDS tìm hiểu cụ thể ở phần tiếp theo nhé.

Ma trận Eisenhower – công cụ quản lý thời gian giúp bạn thoát cảnh “3 đầu 6 tay”

2. Áp dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Nói một cách đơn giản thì Ma trận Eisenhower giúp bạn phân chia nhiệm vụ của mình thành bốn loại: 

  • Nhiệm vụ bạn sẽ làm trước
  • Nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch sau
  • Nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền
  • Nhiệm vụ bạn sẽ bỏ bớt
Ma trận Eisenhower với 4 phân loại công việc

Ưu điểm lớn nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể áp dụng cho cả những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta liệt kê toàn bộ những công việc bạn làm hằng ngày cũng như những gì cần làm để hoàn thành công việc. Sau đó yêu cầu bạn đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết để bỏ bớt những việc không cần thiết để không phải lặp đi lặp lại một cách vô thức. Như hình minh họa bên trên, ma trận Eisenhower chia các công việc ra làm 4 loại dựa trên 2 tiêu chí: đó là mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Việc quan trọng và việc khẩn cấp

Nhiều người nhầm lẫn khi nghĩ rằng quan trọng và khẩn cấp cũng như nhau, nhưng khi phân tích chúng theo nguyên tắc Eisenhower, bạn có thể nhìn rõ được sự khác biệt. Việc phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào bạn nên thực hiện và nhiệm vụ nào có thể được các thành viên khác trong nhóm xử lý tốt hơn.

Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức. Khi có việc gấp, việc đó phải được thực hiện ngay nếu không sẽ dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Chẳng hạn như hoàn thành deadline trong ngày hay xử lý một yêu cầu khẩn cấp của khách hàng.

Bên cạnh đó, những nhiệm vụ quan trọng đôi khi không cần thực hiện ngay lập tức nhưng lại giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn của mình. Tuy nhiên, không gấp không có nghĩa là chúng không quan trọng. Bạn cần phải lập kế hoạch cụ thể cho những công việc này để tối ưu các nguồn lực của mình. 

Áp dụng ma trận Eisenhower

Một danh sách dài đằng đẵng các công việc cần làm có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng với ma trận Eisenhower, bạn có thể phân chia chúng thành 4 phần và thực hiện từng công việc một. Khi nhìn thấy rõ ràng công việc theo mỗi danh mục được chỉ định, bạn có thể lên lịch và hoàn thành công việc quan trọng nhất của mình. 

#1: Việc phải làm

Đây là nơi dành cho các nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Khi bạn thấy một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải thực hiện ngay bây giờ, có hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn, hãy đặt nó vào góc #1 này.

#2: Lên lịch

Đây là phần bạn điền những công việc không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên bạn có thể lên lịch cho những công việc này sau.

Bạn sẽ giải quyết các nhiệm vụ này ngay sau khi giải quyết các nhiệm vụ ở góc #1. Hãy sử dụng các mẹo quản lý thời gian hữu ích chẳng hạn như nguyên tắc Pareto hoặc phương pháp Pomodoro. 

Xem thêm Phương pháp làm việc tập trung Pomodoro

#3: Ủy quyền

Phần này dành cho nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay, nhưng chúng không yêu cầu đích thân bạn phải hoàn thành. Vì vậy, bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ này cho các thành viên khác trong nhóm. Ủy quyền nhiệm vụ là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý khối lượng công việc của bạn và cho các thành viên cơ hội để trau dồi năng lực của họ. 

#4: Loại bỏ

Khi bạn đã xem qua danh sách việc cần làm của mình và thêm nhiệm vụ vào ba góc phần tư đầu tiên trên ma trận, thì phần cuối cùng dành cho các công việc không gấp gáp và cũng không quan trọng. Điều quan trọng khi xếp công việc vào nhóm này là bạn cần trung thực và chi tiết. Như đã đề cập, ma trận Eisenhower đòi hỏi bạn liệt kê toàn bộ những công việc bạn làm hằng ngày và những việc cần thực hiện. Vì vậy, khi hoàn thiện ô cuối cùng trong ma trận, bạn sẽ nhận thấy kha khá những hành động thừa thãi cho công việc, chẳng hạn như lướt một lượt các trang mạng xã hội, đọc những trang báo giải trí – showbiz,…

Như vậy là, sau khi hoàn thiện ma trận Eisenhower, bạn sẽ có được một danh sách chi tiết và có định hướng cho những gì cần thực hiện. Ma trận này giữ cho bạn tập trung vào những gì cấp thiết và quan trọng nhất, từ đó giúp bạn nâng cao năng suất và tối ưu hiệu quả làm việc. 

Hoàng Lan

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.