pomodoro-trong-cong-viec

Phương Pháp Làm Việc Tập Trung “Quả Cà Chua Pomodoro”  

Bối cảnh công việc thời nay yêu cầu chúng ta phải “multitasking” với rất nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành mỗi ngày. Có cách nào để vừa tập trung tối đa để nâng cao hiệu suất làm việc vừa hạn chế căng thẳng và mệt mỏi hay không? Hãy cùng HTDS tìm hiểu về phương pháp “quả cà chua” Pomodoro trong bài viết này nhé.

Ai nên sử dụng phương pháp quả cà chua ?

Phương pháp Pomodoro yêu cầu bạn luân phiên các “pomodoro” – tức là các phiên làm việc tập trung – với các khoảng thời gian nghỉ ngắn thường xuyên để thúc đẩy sự tập trung bền vững và tránh mệt mỏi về tinh thần.

Hãy thử kỹ thuật Pomodoro nếu bạn:

  • Thường xuyên bị gián đoạn bởi email, tin nhắn,…
  • Luôn phải làm việc vất vả mà đôi khi chưa đạt được deadline
  • Gặp khó khăn trong việc tập trung
  • Căng thẳng vì bị “bội thực” bởi hàng đống công việc, dẫn đến tình trạng kém tập trung khi làm việc
Phương pháp làm việc tập trung Pomodoro

Hướng dẫn áp dụng phương pháp Pomodoro

Nói một cách ngắn gọn thì phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật giữ tập trung cao độ mà vẫn giữ được tinh thần thoải mái với công việc, bao gồm 5 bước:

  • Bước 1: Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành
  • Bước 2: Đặt đồng hồ canh giờ, thường là 25 phút
  • Bước 3: Làm công việc đã chọn ở bước 1 trong thời gian đã định trên
  • Bước 4: Nghỉ ngơi 5 phút (Tới đây, ta gọi 4 bước trên là 1 pomodoro)
  • Bước 5: Cứ sau 4 pomodoro, tức là sau 4 phiên làm việc – nghỉ ngơi như trên, bạn sẽ được quyền nghỉ giải lao trong 10 – 15 phút
5 bước thực hiện pomodoro với quãng nghỉ 5 phút sau 25 phút làm việc

Khoảng thời gian tập trung hoàn toàn cho công việc tầm 25 phút như trên là cốt lõi của phương pháp “quả cà chua”. Chúng ta có 3 nguyên tắc vàng để tận dụng tối đa 25 phút này, đó là:

Chia nhỏ các dự án phức tạp:

Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều hơn 4 pomodoro thì nó cần được chia nhỏ thành nhiều bước nhỏ hơn. Tuân thủ quy tắc này sẽ giúp bạn đảm bảo đạt được tiến bộ rõ ràng trong các dự án của mình.

Gom nhóm các nhiệm vụ nhỏ:

Tất cả các nhiệm vụ đơn giản tốn ít hơn 25 phút để hoàn thành nên được gom thành 1 nhóm và thực hiện trong 1 pomodoro. Chẳng hạn như “book vé máy bay”, “soạn email trả lời nhà cung cấp”, “chuẩn bị phòng họp”… có thể được thực hiện trong cùng 1 phiên pomodoro.

Đặt chuông hẹn (và nghiêm túc nghỉ ngơi khi chuông reo)

Pomodoro là một đơn vị thời gian không thể phân chia và không thể bị phá vỡ. Mọi ý tưởng, nhiệm vụ hoặc yêu cầu đưa ra cần được ghi chú lại để quay lại sau. Kể cả những công việc như kiểm tra email vừa nhận được hay trả lời tin nhắn nhóm.

Trong trường hợp không thể tránh khỏi sự gián đoạn, hãy nghỉ ngơi 5 phút và bắt đầu lại từ đầu. Bạn nên theo dõi những trường hợp gây ra sự gián đoạn và chuẩn bị cách hạn chế chúng cho những lần sau. 

Vậy còn khi bạn làm xong việc trước khi đồng hồ reo thì sao? Vẫn áp dụng quy tắc 25 phút, trong thời gian còn lại, hãy sử dụng để cải thiện các kỹ năng cần thiết hay đọc sách mở rộng kiến thức cho lĩnh vực của bạn. Chỉ nghỉ ngơi khi chuông đồng hồ reo.

Tips: sau khi gom nhóm các nhiệm vụ nhỏ lẻ mà bạn nghĩ mình vẫn dư thời gian, hãy lên sẵn danh sách những kiến thức bạn muốn học thêm để không mất thời gian suy nghĩ xem nên làm gì cho đến khi tới lúc nghỉ ngơi. 

Vì sao kỹ thuật Pomodoro lại hiệu quả ?

Phương pháp “quả cà chua” với 5 bước thật đơn giản nhưng nó hiệu quả đến nỗi được áp dụng cực kỳ phổ biến tại các doanh nghiệp lớn nhỏ ở nhiều nước khác nhau. Và đây là những lý do vì sao kỹ thuật Pomodoro được ưa chuộng như vậy:

Rất dễ dàng để bắt đầu

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự trì hoãn không liên quan nhiều đến sự lười biếng hoặc thiếu tự chủ. Thay vào đó, chúng ta tạm dừng mọi thứ để tránh cảm giác tiêu cực. Thật không thoải mái khi cứ tập trung vào một dự án lớn, hoặc dự án mà bạn không chắc chắn về cách thực hiện. Vì vậy, chúng ta có xu hướng chuyển sang lướt Facebook hoặc nhắn tin “chat chit” để cải thiện tâm trạng của mình.

Kỹ thuật pomodoro rất dễ thực hiện với 25 phút tập trung làm việc

May mắn thay, các nghiên cứu cũng đã chỉ ra một cách hiệu quả để thoát ra khỏi vòng lẩn tránh. Đó là đơn giản hóa bất cứ điều gì bạn đang làm thành một bước đầu tiên nhỏ bé và không quá phức tạp. Ví dụ, thay vì phải viết cả bản kế hoạch marketing cho quý tới, hãy ngồi vạch ra mục tiêu của chiến dịch trong vòng 5 phút. Làm một việc nhỏ trong khoảng thời gian ngắn sẽ dễ đối mặt hơn rất nhiều so với việc cố gắng thực hiện nhiều công việc khó cùng lúc.

Chiến lược trì hoãn đó chính xác là những gì kỹ thuật pomodoro yêu cầu bạn làm: chia nhỏ các nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu lớn của bạn thành những việc bạn chỉ phải làm trong 25 phút. Nó giúp bạn tập trung cao độ vào một việc duy nhất tại thời điểm đó thay vì bị choáng ngợp và nản lòng bởi sự phức tạp của dự án lớn đang làm. Cứ tuần tự thực hiện các phiên podomoro và rồi bạn sẽ nhận thấy tất cả những gì cần làm sẽ hoàn thiện đâu vào đấy. 

Chống sao nhãng hiệu quả

Nếu bạn đã từng bị gián đoạn khi đang tập trung cho công việc, bạn sẽ biết rất rõ việc lấy lại trạng thái đó khó như thế nào? Trong thời đại 4.0 này, có quá nhiều thứ ngày càng đòi hỏi sự chú ý của ta nhiều hơn: email, tin nhắn trò chuyện, và các thông báo từ bạn bè trên mạng xã hội… Hãy thử tưởng tượng những gián đoạn nho nhỏ đó cộng lại – đó không chỉ là thời gian khiến bạn sao nhãng, mà còn phải tính cả thời gian và nỗ lực để trở lại trạng thái tập trung cho công việc. Sự thật là, tâm trí chúng ta có thể cần tới 20 phút để lấy lại được sự tập trung hoàn toàn. Vì vậy, 1 phút check tin nhắn Zalo sẽ biến thành 20 phút cố gắng quay lại với công việc.

Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn chống lại tất cả những sự gián đoạn của bản thân và huấn luyện tâm trí của bạn để tập trung. Mỗi pomodoro được dành riêng cho một nhiệm vụ và mỗi khoảng nghỉ là một cơ hội để thiết lập lại và thu hút sự chú ý của bạn trở lại những gì bạn nên làm.

“Đánh thức” năng suất của bạn

“Sự tập trung và ý thức dẫn đến tốc độ, mỗi lần chỉ một pomodoro”

Kỹ thuật Pomodoro có hiệu quả vì nó thiên về tính nhất quán hơn là sự hoàn hảo. Mỗi phiên là một cơ hội đánh giá lại mục tiêu của bạn, thử thách bản thân để tập trung và hạn chế sự phân tâm. 

Hãy tạo động lực cho bản thân để xây dựng thành công của bạn bằng cách đặt mục tiêu thêm một pomodoro mỗi ngày. Bạn có thể thử thách bản thân hoàn thành một nhiệm vụ lớn trong một số lượng pomodoro nhất định. 

Ví dụ về sử dụng kỹ thuật pomodoro

Một số tips hay khi áp dụng phương pháp “quả cà chua”

Quy tắc 25 phút làm việc + 5 phút nghỉ là cốt lõi của phương pháp Pomodoro. Dưới đây, HTDS đưa ra một số tips để bạn áp dụng quy tắc này thật hiệu quả:

Lên kế hoạch trước cho các pomodoro của bạn

Hãy dành 15 phút vào đầu ngày làm việc của bạn (hoặc vào cuối ngày nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày mai), để lên kế hoạch cho các phiên pomodoro. Lên danh sách việc cần làm của bạn trong ngày và ghi lại số lượng “cà chua” cần cho mỗi nhiệm vụ. Đừng quên là các tác vụ cần nhiều hơn 5 pomodoro nên được chia thành các tác vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các tác vụ đơn giản như trả lời email, in tài liệu họp… có thể được thực hiện cùng nhau trong một pomodoro duy nhất.)

Lên kế hoạch cho số lượng pomodoro tương ứng với công việc

Nếu bạn làm việc 8 tiếng/ngày, hãy đảm bảo rằng số lượng pomodoro trong ngày của bạn không vượt quá 16 (kể cả các phiên cà chua cho chuyện cá nhân và công việc). Hãy hoãn những nhiệm vụ ít khẩn cấp hoặc ít quan trọng nhất cho cuối tuần bằng ma trận Eisenhower.

Xem thêm về ma trận Eisenhower

Tạo bộ đệm pomodoro dự phòng

Về mặt kỹ thuật, một ngày làm việc (8 tiếng/ngày) tương ứng với 16 “quả cà chua”. Tuy nhiên, bạn nên xây dựng 2 – 4 bộ đệm dự phòng cho các nhiệm vụ có thể mất nhiều thời gian hơn dự tính hoặc các công việc phát sinh trong ngày. Kể cả khi bạn không cần dùng đến chúng thì cũng có thể tận dụng các pomodoro này để học hỏi thêm hay làm các công việc ít quan trọng đã bị đẩy xuống vị trí cuối cùng trong danh sách việc cần làm. 

Tùy biến pomodoro theo đặc trưng công việc

Đối với một số nghề nghiệp đòi hỏi sức sáng tạo không ngừng như copywriter, coding, sáng tác… thì 25 phút có thể là hơi ngắn. Ngược lại, cũng có nhiều lĩnh vực mà 25 phút là quá dài. Vì vậy, hãy linh hoạt tùy chỉnh các phiên pomodoro phù hợp với mình. 

Thật tuyệt khi bạn làm việc tập trung trong một “cuộc đua” ngắn, rồi ngay sau đó tận hưởng những quãng nghỉ ngắn để thúc đẩy động lực và duy trì sự sáng tạo của mình. Hãy bắt đầu áp dụng phương pháp pomodoro để tăng hiệu quả cho công việc nhé.

Hoàng Lan

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.