chuyen-doi-so-doanh-nghiep-vua-va-nho

Lời Khuyên Dành Cho Các Doanh Nghiệp SME Trước Khi Bắt Đầu Quá Trình Chuyển Đổi Số

Đại dịch Covid-19 đã đẩy nhanh quá trình chuyển đổi trong thương mại và mang lại những thay đổi đáng kể cho hoạt động kinh doanh trên toàn cầu. Chuyển đổi số sẽ là yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đồng thời duy trì tính cạnh tranh trong nền kinh tế đang chuyển động nhanh, với lượng khách hàng trực tuyến tăng cao và mong đợi một trải nghiệm kỹ thuật số tốt hơn. Những case study dưới đây hỗ trợ các doanh nghiệp SME học hỏi kinh nghiệm để phát triển thành công trong bối cảnh “bình thường mới”.  

1. Các công cụ kỹ thuật số thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Có hơn 85% doanh nghiệp SME sử dụng ít nhất một công cụ kỹ thuật số đã tuyên bố rằng những công cụ này đã nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của họ.

Báo cáo Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp SME trong thế giới số của Deloitte năm 2019
Các công cụ kỹ thuật số nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp SME

Một công ty có thể áp dụng nhiều công cụ kỹ thuật số khác nhau tùy theo nhu cầu và mục đích kinh doanh. Vì chuyển đổi số là một quá trình phát triển theo thời gian, các doanh nghiệp SME sẽ bổ sung thêm các tính năng hoặc công cụ khi trải qua các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của doanh nghiệp.

HTDS sẽ đưa ra gợi ý các công cụ mở rộng dần theo phạm vi ứng dụng của nó trong chiến lược kinh doanh: truyền thông; quản lý nội bộ, quản lý bán hàng và vận tải (logistics). 

Truyền thông:

Công cụ truyền thông kỹ thuật số

Các công cụ truyền thông kỹ thuật số

Đây là bộ công cụ tiềm năng nhằm tăng trưởng khách hàng và tiếp cận thị trường mới. Bao gồm:

  • Email
  • Website
  • Mạng xã hội và digital marketing
  • Video-conference (họp qua video)
  • Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và ứng dụng của công ty trên điện thoại di động

Tương tác trên các nền tảng kỹ thuật số có thể thúc đẩy tăng trưởng khách hàng bằng cách giúp các doanh nghiệp SME tiếp cận khách hàng mới, bao gồm cả khách hàng trong nước và thị trường nước ngoài. 

Các công cụ kỹ thuật số có thể tạo điều kiện thuận lợi và giúp giảm đáng kể chi phí cho việc tiếp cận thị trường quốc tế hơn nhiều so với phương thức kinh doanh truyền thống.

Nghiên cứu “Hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ mở rộng quy mô” năm 2018 của OECD

Không chỉ vậy, theo Báo cáo “Tương lai của thương mại thế giới: Công nghệ kỹ thuật số đang biến đổi thương mại toàn cầu như thế nào” của WTO năm 2018, số hóa đang có những tác động sâu sắc, góp phần làm tăng tốc độ tăng trưởng thương mại toàn cầu. Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng các công cụ kỹ thuật số tiên tiến có nhiều khả năng xuất khẩu hơn so với các doanh nghiệp truyền thống. Quan trọng là, nguồn khách hàng (customer base) ngày càng tăng với quy mô quốc tế tương đối mạnh hơn, góp phần vào việc tăng trưởng doanh thu.

CASE STUDY: MAXPOWER VÀ HÀNH TRÌNH TỰ ĐỘNG TRONG CÔNG NGHIỆP

Tổng quan: 

MaxPower cung cấp các sản phẩm điện và điện tử, thiết bị an toàn công nghiệp và các dịch vụ tư vấn trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Các công cụ kỹ thuật số:

Công ty đã bắt đầu hoạt động trực tuyến vào năm 2019. MaxPower không chỉ ra mắt trang web của mình mà còn bắt đầu triển khai các hoạt động tiếp thị kỹ thuật số nhằm quảng bá thương hiệu thông qua các kênh mạng xã hội chính như YouTube, Facebook, Instagram và LinkedIn.

MaxPower ra mắt và tân trang website thân thiện với khách hàng

Sau khi COVID-19 bùng phát, MaxPower quyết định đầu tư vào việc hiện đại hóa trang web của mình, cải thiện tốc độ load trang và xây dựng giao diện thân thiện hơn với người dùng. Hiện tại, công ty đang kết hợp một phần mềm mới nhằm mục đích theo dõi việc phân phối sản phẩm theo thời gian thực. Ngoài ra, MaxPower đã số hóa dịch vụ tư vấn thông qua việc sử dụng các nền tảng họp trực tuyến qua video và WhatsApp.

Hiệu quả:

Nhờ triển khai các hoạt động kinh doanh trực tuyến kịp thời, MaxPower đã mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng. Qua đó, doanh số bán hàng của công ty tăng đáng kể. Bên cạnh đó, công ty có thể nhắm mục tiêu đến thị trường quốc tế rộng lớn hơn khi các khách hàng tiềm năng từ Châu Mỹ và Châu Âu bắt đầu quan tâm đến các sản phẩm và dịch vụ của họ. Số lượng khách hàng của MaxPower đã tăng gấp đôi kể từ khi công ty triển khai kênh online. Trong thời gian giãn cách xã hội vì Covid, hoạt động thanh toán của họ đã tăng 400% so với tháng trước.

Quản lý nội bộ và vận tải (logistics)

Công cụ kỹ thuật số quản lý nội bộ & logistics

Các công cụ kỹ thuật số quản trị nội bộ và logistics

Đây là bộ công cụ có hiệu quả cao trong việc giảm chi phí hoạt động, ra quyết định và đổi mới của doanh nghiệp. Nền kinh tế ngày càng chuyển hóa mạnh mẽ đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thay đổi và sáng tạo để thích ứng với thị trường. 

Nghiên cứu “Các nền tảng, doanh nghiệp nhỏ và nền kinh tế sáng tạo” của Deloitte chỉ ra rằng, những doanh nghiệp nhỏ sử dụng các công cụ kỹ thuật số tiên tiến hơn có nhiều khả năng đổi mới hơn các doanh nghiệp ít số hóa hơn. Việc số hóa có liên quan tích cực với quá trình phát triển sản phẩm mới. Bộ công cụ kỹ thuật số giúp các doanh nghiệp SME vận hành hiệu quả hơn, cải thiện công tác truyền thông tới khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên dựa vào những thiết bị IoT.

Công nghệ hiện đại cho phép chúng ta “work from home”. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và làm tăng khả năng tiếp cận nhân tài trên toàn cầu. Trong khi đó, mạng nội bộ (intranet) trở thành cánh tay đắc lực cho việc tương tác và hỗ trợ giữa các nhân viên khi làm việc từ xa. Đối với cấp quản lý và lãnh đạo, hiện cũng đã có rất nhiều phần mềm cung cấp hiểu biết sâu sắc hơn về sản phẩm, giúp họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực để cải thiện các quy trình nội bộ.

Công nghệ tiên tiến giúp chúng ta làm việc tại nhà một cách hiệu quả

CASE STUDY: DROGUERÍA DEL SUD

Tổng quan:

Với bề dày thành tích hơn 70 năm trên thị trường dược phẩm Argentina, Droguería del Sud là công ty phân phối các sản phẩm thuốc, nước hoa và thực phẩm bổ sung hàng đầu trong nước. 

Áp dụng công cụ kỹ thuật số vào quản trị nội bộ

Khoảng một tháng trước khi bắt đầu giãn cách xã hội ở Argentina, Droguería del Sud đã áp dụng phần mềm nội bộ giúp duy trì kết nối giữa 9 trung tâm phân phối theo thời gian thực. Từ đó củng cố tinh thần đồng đội trong bối cảnh nhiều bất ổn và tạo điều kiện làm việc nhóm. Chẳng hạn như cho phép việc thành lập các nhóm làm việc liên ngành. Hơn nữa, phần mềm này có chức năng trò chuyện, hội họp qua video, giúp giải quyết các vấn đề kịp thời và chính xác, đảm bảo tiến độ công việc.

Hiệu quả:

Tỉ lệ các nhân viên nhanh chóng chấp nhận sử dụng phần mềm rất cao. 97% trong số họ đã tham gia vào nền tảng này vào tháng đầu tiên sau khi áp dụng. Phần mềm giao tiếp nội bộ cực kỳ hữu ích cho công tác điều hành các hoạt động kinh doanh từ xa trong đại dịch Covid19. Bên cạnh đó, công ty có thể truyền bá thông tin hữu ích giữa các cộng tác viên của họ, chẳng hạn như các giao thức an toàn và báo cáo công việc cuối ngày.

Quản lý bán hàng

Các công cụ kỹ thuật số trong bán hàng

Các công cụ kỹ thuật số trong bán hàng

Đây là bộ công cụ cực kỳ hiệu quả dành cho công tác tìm hiểu hành vi khách hàng, nâng tầm trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh số.

Báo cáo “Các vấn đề chính khi chuyển đổi số trong khối G20” của OECD nhận định rằng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thực hiện chuyển đổi số cho thấy tỷ lệ bán hàng từ các kênh trực tuyến tương đối cao. Trên thực tế, các trang web bán hàng tiên tiến (cho dù thuộc sở hữu của công ty hay bên thứ ba) thúc đẩy cả doanh số bán hàng trong nước và quốc tế. Bên cạnh đó, việc sử dụng thông tin chi tiết về dữ liệu cho phép marketing theo khách hàng mục tiêu (targeted marketing) và cá nhân hóa các sản phẩm và dịch vụ

Các công ty đang ngày càng tận dụng lợi thế của công nghệ để hiểu sâu hơn về các đặc điểm nhân khẩu học hành vi và phân khúc thị trường cụ thể. Nhiều doanh nghiệp tận dụng dữ liệu thu thập được từ công nghệ số để nghiên cứu hành vi người tiêu dùng và hiểu khách hàng của họ một cách chi tiết hơn. Chẳng hạn như mạng xã hội cung cấp rất nhiều thông tin, giúp doanh nghiệp biết điều gì khiến khách hàng hài lòng hoặc không hài lòng. Đây đều là những thông tin giá trị nhằm cải thiện hành trình của khách hàng (customer journey).

CASE STUDY: MBC

Tổng quan:

MBC chuyên cung cấp các thiết bị, công cụ làm đẹp và chăm sóc bản thân tại Argentina, Chile, Uruguay, Mexico. Mục tiêu sắp tới của MBC là vươn tới thị trường các nước khác thuộc khu vực Nam Mỹ.

Áp dụng công cụ kỹ thuật số vào bán hàng online:

MBC bắt đầu bán hàng trực tuyến vào năm 2014 thông qua các thị trường của bên thứ ba như Mercado Libre. Kể từ đó, tỷ lệ bán hàng online cũng như cộng đồng làm đẹp MBC và độ nhận diện thương hiệu của hãng đều tăng lên đáng kể. Vào cuối năm 2019, công ty đã ra mắt kênh thương mại điện tử của riêng mình nhằm mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Hiệu quả:

Hiện tại, 70% giao dịch mua của người tiêu dùng ở MBC được thực hiện trực tuyến và 30% còn lại là từ các nhà bán sỉ. Sản phẩm cuối cùng được công ty tung ra độc quyền thông qua các kênh trực tuyến đã tạo ra doanh số bán hàng nhiều hơn 134%, so với các lần ra mắt trước đó vào năm 2019 thông qua cả kênh trực tuyến và truyền thống.

2. Những lời khuyên để quá trình chuyển đổi số nhanh chóng thành công

Lãnh đạo cương quyết đầu tư vào chuyển đổi số

Ban lãnh đạo đưa ra đánh giá toàn diện về các tài sản hiện có và xây dựng tầm nhìn có thể thay đổi cho tương lai của công ty. Hơn nữa, nếu nhà lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn này cho nhân viên, họ sẽ tin rằng đây là một quá trình thực sự đem lại nhiều thay đổi tích cực. Người quản lý nên chuyển tầm nhìn của mình thành các mục tiêu rõ ràng kèm theo các cột mốc quan trọng để kiểm soát quá trình chuyển đổi số. Kết quả mong muốn phải cụ thể để nhân viên có thể theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng kế hoạch đang được triển khai tốt.

Hình dung rõ ràng về tương lai chuyển đổi số của doanh nghiệp

Chuyển đổi số đòi hỏi tầm nhìn về cơ sở lý luận đằng sau quá trình thực hiện của công ty. Để chuyển đổi số thành công, các nhà lãnh đạo nên tập trung vào việc thay đổi tư duy của nhân viên, cũng như văn hóa tổ chức, trước khi quyết định áp dụng bất kỳ phần mềm hoặc công cụ kỹ thuật số nào. Nói cách khác, hãy hướng dẫn nhân viên hiểu được “tại sao cần chuyển đổi số”, trước khi giải thích cho họ “cách làm như thế nào”. 

Đầu tư vào “nhân tài số”

Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi sự đầu tư để biến tầm nhìn thành hiện thực. Khi bước vào thế giới kỹ thuật số, doanh nghiệp nên phân bổ nguồn lực để tìm ra các kỹ năng phù hợp và đưa vào thực tế các sáng kiến mới. Vì khả năng kỹ thuật số là chìa khóa để quản lý các quy trình mới và thực hiện các thay đổi trong phương pháp làm việc nên việc đầu tư vào nhân tài số là điều hết sức thiết yếu. Đồng thời, chính cấp lãnh đạo cũng cần phải bổ sung các kỹ năng kỹ thuật số để quản lý đội nhóm và công việc một cách hiệu quả.

Truyền thông hiệu quả giữa các cấp để đảm bảo tính liên kết và cam kết trong toàn bộ tổ chức

Các hoạt động truyền thông nội bộ phải truyền tải chính xác thông điệp của nhà lãnh đạo để biến tầm nhìn thành hành động. Chia sẻ thông tin là chìa khóa để gắn kết nhân viên với tương lai được hoạch định của công ty, phối hợp nỗ lực của họ, đưa ra các mục tiêu trung gian và chính sách phù hợp. Truyền thông hiệu quả sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi số trở nên khả thi và giảm bớt sự miễn cưỡng từ các nhân viên. 

Trên thực tế, con người có thể là yếu tố gây trở ngại lớn để chuyển đổi kỹ thuật số thành công, chứ không phải do công nghệ phức tạp. Việc tạo ra và truyền đạt một tầm nhìn hấp dẫn ngay từ ban đầu nhằm mục đích thay đổi tư duy của nhân viên là điều kiện tiên quyết cho một hành trình chuyển đổi số thành công.

Kết hợp hiệu quả kinh doanh truyền thống với công nghệ số

Chuyển đổi số nhằm mục đích bổ sung chứ không phải thay thế cho các kênh truyền thống. Mặc dù việc duy trì nhiều kênh khác nhau có thể khuếch đại khả năng tiếp cận của công ty, nhưng nó cũng mang lại thách thức trong việc cung cấp trải nghiệm tích hợp và liền mạch cho khách hàng. Mặc dù sự ra đời của kỹ thuật số đòi hỏi phải thực hiện các thay đổi trong các hoạt động nội bộ, các quy trình cần được tích hợp cho cả hai kênh để tránh sự thiếu sót hay trùng lặp dữ liệu.

Xem thêm Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp số

Hoàng Lan

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.