6-quy-trinh-quan-ly-kho-hieu-qua

6 Quy Trình Quản Lý Kho Hiệu Quả Và Các Phương Pháp Tối Ưu Thích Hợp

Việc quản lý một nhà kho chuẩn sẽ bao gồm 6 quy trình : Nhận hàng, Vận chuyển hàng, Lưu kho hàng, Chọn hàng, Đóng gói và Xuất hàng. Tối ưu hóa 6 quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kho hàng theo cách khoa học và hiệu quả nhất, giảm chi phí phát sinh và các sai sót có khả năng xảy ra, đồng thời gia tăng tỉ lệ đặt hàng.

Trong bài viết này, HTDS sẽ cùng các bạn phân tích chi tiết về từng quy trình trong quản lý kho để tìm hiểu và đưa ra các giải pháp tối ưu chúng.

1. Nhận hàng

Nhận hàng là quá trình nhập kho đầu tiên và được xem là một trong những khâu quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình nhận hàng, nhân viên phụ trách phải đảm bảo hàng hóa nhận được đúng loại sản phẩm, số lượng, tình trạng sản phẩm và thời gian nhận hàng. Nếu một trong những thông tin trên bị sai sẽ gây ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.

Sản phẩm khi đến kho sẽ được bộ phận quản lý kho chịu trách nhiệm quản lý, đảm bảo duy trì tình trạng hàng hóa ở mức tốt nhất cho đến khi chúng được xuất kho. Tại sao lại nói giai đoạn nhận hàng quan trọng? Vì ở giai đoạn này, bạn hoàn toàn có khả năng kiểm tra và lọc ra những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn và trả về nhà sản xuất, tránh tình trạng phải chịu trách nhiệm nếu có sai sót.

> Gợi ý cách tối ưu hóa:

Mục đích của tối ưu hóa là giúp nhân viên nhận hàng một cách hiệu quả, chính xác và tránh tồn hàng tại các điểm giao – nhận. Ví dụ:

–   Sử dụng xe nâng và băng tải giúp quá trình nhận hàng được diễn ra nhanh chóng hơn và tiết kiệm được nhiều tài nguyên hơn.

–   Sử dụng máy đo kích thước tự động nhằm đo lường trọng lượng và kích thước của bưu kiện, hỗ trợ vận chuyển và lấy dữ liệu dễ dàng hơn.

–   Sử dụng phần mềm quản lý kho bãi để chủ động trong việc phân bổ nhân viên theo lịch nhận hàng có trước.

2. Vận chuyển hàng về kho

Đây là quy trình tiếp theo sau khi nhận hàng, khi hàng hóa được vận chuyển từ điểm giao-nhận về các kho tương ứng. Nếu hàng hóa không được đặt đúng kho, năng suất hoạt động của nhà kho có khả năng bị giảm. Ngược lại, việc đặt hàng hoá tại những địa điểm tối ưu nhất sẽ mang đến các lợi ích:

–   Hàng hóa được lưu trữ nhanh và hiệu quả

–   Giảm tối đa thời gian di chuyển

–   Hàng hóa và nhân viên được đảm bảo an toàn

–   Tối đa hóa không gian nhà kho

–   Tìm kiếm, theo dõi và truy xuất hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng

>   Gợi ý cách tối ưu hóa:

Sử dụng phần mềm để xác định, quản lý các vị trí còn trống trong kho sẽ tiết kiệm thời gian vận chuyển hàng hóa vào kho và giúp sắp xếp hàng hoá một cách khoa học nhất. Đồng thời, các ứng dụng quản lý trên thiết bị cầm tay sẽ giúp nhân viên kho xếp hàng tại địa điểm chính xác trong kho để tối ưu hoá không gian kho.

3. Lưu kho

Bước tiếp theo mà nhà quản lý kho cần làm là sắp xếp sao cho hàng hóa được lưu tại vị trí hợp lý nhất. Khi thực hiện thành công bước này, không gian lưu kho sẽ được sử dụng tối ưu một cách toàn diện và tăng hiệu quả của nhân lực trong kho.

>  Gợi ý cách tối ưu hóa:

Để tối ưu quy trình lưu kho, nhà quản lý cần xây dựng và theo dõi các chỉ số KPI phù hợp cho quy trình đó, ví dụ như số vòng quay hàng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn / doanh thu, hay chi phí bảo tồn hàng tồn kho, vv… Ứng dụng các phần mềm tự động tính toán việc tối ưu kho và theo dõi KPI sẽ hỗ trợ người dùng đo lường mức độ hiệu quả của từng công việc. Không những thế, hệ thống quản lý chỗ trống kho còn giúp người dùng biết được các vị trí thích hợp nhất để đặt từng kiện hàng hóa theo quy mô kho.

4. Chọn hàng

Đây là giai đoạn thu thập các sản phẩm trong kho theo đơn đặt hàng của từng khách hàng. Vì đây là quy trình tốn kém nhất trong kho hàng, chiếm tới 55% tổng chi phí hoạt động nên việc tối ưu hóa chọn hàng sẽ giúp bạn giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả kho. Mặc khác, quy trình này phải được đảm bảo thực hiện chính xác vì các sai sót về chất lượng sản phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.

>  Gợi ý cách tối ưu hóa:

Việc ứng dụng công nghệ phù hợp sẽ giúp tăng đáng kể hiệu quả của quy trình chọn hàng. Các công nghệ như điện thoại hay thiết bị thông minh cho phép người dùng xem danh sách đơn hàng theo thời gian thực, và quét lấy dữ liệu các loại hàng hoá ở bất cứ đâu trong kho hàng. Đồng thời, nhà quản lý nên tiến hành phân tích thiết kế kho để tìm ra phương án lấy hàng phù hợp sao cho tránh ảnh hưởng đến các sản phẩm khác và sử dụng phần mềm để hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng quy trình.

5. Đóng gói

Sau khi tổng hợp các sản phẩm theo đơn đặt hàng từ công ty, bộ phận kho sẽ thực hiện đóng gói hàng để sẵn sàng vận chuyển cho khách hàng. Một trong những nhiệm vụ chính của người phụ trách giai đoạn này là phải đảm bảo giảm thiểu nguy cơ thiệt hại, hư hỏng hàng một cách tối đa trong khoảng thời gian hàng hóa được vận chuyển tới tay khách hàng. Ngoài ra, bao bì cũng phải được sử dụng với lượng phù hợp để không làm tăng trọng lượng hàng hóa và tiết kiệm chi phí đóng gói.

> Gợi ý cách tối ưu hóa:

Một phần mềm quản lý có thể tận dụng dữ liệu về kích thước và trọng lượng trên hệ thống để tự động xác định và đề xuất chủng loại và số lượng vật liệu đóng gói cần thiết cho một kiện hàng. Nhờ vậy, sản phẩm sẽ vừa được đóng gói an toàn và vừa tiết kiệm chi phí đóng gói.

6. Xuất hàng rời kho

Xuất hàng là quá trình kho cuối cùng và là nơi bắt đầu hành trình vận chuyển hàng từ kho đến tay khách hàng. Vận chuyển chỉ thành công khi đơn hàng đúng được sắp xếp và chất gọn gàng trên xe, không hư hại, gửi tới đúng khách hàng bằng lộ trình và phương tiện phù hợp, và hoàn thành việc vận chuyển một cách an toàn và đúng giờ. Ngoài ra, 5 quy trình trước cũng góp phần vào sự thành công của việc vận chuyển vì chúng đều ảnh hưởng lớn đến chất lượng và cách bảo quản sản phẩm.

>  Gợi ý cách tối ưu hóa:

Để tối ưu hóa quy trình này, HTDS gợi ý bạn nên sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều công đoạn. Hệ thống quản lý nhân sự cho phép bạn phân bổ nguồn lực với số lượng hợp lý nhằm tránh tình trạng phân bổ thừa hoặc thiếu. Mặc khác, với những phần mềm được cài đặt trên thiết bị di động, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin và kiểm tra hàng hóa chặt chẽ và chính xác. 

Trước những sự phát triển như sự gia tăng của thương mại điện tử, toàn cầu hóa và xu hướng dịch vụ thuê ngoài kho hàng, đây được xem là cơ hội để doanh nghiệp bạn thực hiện chuyển đổi số và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản lý kho hàng của mình. HTDS mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được mục tiêu của từng quy trình trong quản lý kho hàng cũng như các cách hữu ích để tối ưu chúng.

Nếu bạn đã sẵn sàng đi tìm hiểu về phần mềm tích hợp hỗ trợ 6 quy trình trên thì hãy nhấp vào đường link dưới đây nhé!

Phần mềm Quản lý tồn kho là gì? Những lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng Phần mềm Quản lý tồn kho

Minh Châu.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.