Đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận quản lý hàng hóa, tồn kho đóng vai trò rất quan trọng. Việc quản lý, phối hợp không nhịp nhàng tại bộ phận này có khả năng cao dẫn đến một số tình trạng về hàng tồn, thâm hụt hàng,…ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số nếu không kiểm soát đúng cách.
Trong quá trình quản lý kho hàng, các nhân viên đều gặp một hay nhiều khó khăn khác nhau liên quan đến việc kiểm tra hàng hóa, đảm bảo số lượng hàng tồn hợp lý, sắp xếp hàng hóa,…mà HTDS sẽ phân tích ở bài viết dưới đây. Việc ứng dụng các Phần mềm Quản lý tồn kho ngày nay có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn đó như thế nào? Cùng tìm hiểu với HTDS nhé!
I. Khái niệm về Phần mềm quản lý tồn kho (WMS)
WMS là giải pháp quản lý toàn bộ hàng tồn kho của một doanh nghiệp và các hoạt động thực hiện chuỗi cung ứng từ xưởng sản xuất đến các đại lý, nhà bán sỉ và bán lẻ. WMS là sự lựa chọn tối ưu cho các công ty muốn quản lý tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên vật liệu theo cách hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất. Công ty có thể quản lý tồn kho theo các chi nhánh, cửa hàng, đại lý trực thuộc.
Các chức năng chính của một phần mềm Quản lý tồn kho gồm có:
1. Quản lý bán hàng
WMS cung cấp bộ công cụ quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ nhận đơn hàng của khách hàng đến quản lý thu hồi công nợ
2. Quản lý mua hàng
Hỗ trợ quản lý các giao dịch mua hàng từ khi tạo đơn hàng cho đến lúc vận chuyển hàng từ nhà cung cấp. Thêm vào đó, phân hệ này còn được tích hợp thêm các chức năng bao gồm theo dõi bảng giá, hóa đơn và nhà cung cấp
3. Quản lý tồn kho
Kiểm soát hàng hóa theo mã và kiểm tra đến từng vị trí, trạng thái và số lượng. Có khả năng kiểm tra kho nội bộ hoặc kho thuê bên ngoài ở các địa điểm khác nhau.
4. Quản lý mã vạch
Quản lý sản phẩm tồn kho theo hệ thống mã vạch thông minh hay mã QR tiên tiến.
5. Kiểm kê
Cung cấp các thông tin về hàng thành phẩm tồn kho để bán, và bán thành phẩm dùng để sản xuất. WMS giúp kiểm tra hàng tồn kho, số lượng, vị trí và nhiều thông tin khác.
6. Báo cáo
Tổng hợp dữ liệu và trích xuất các báo cáo như Báo cáo giá trị tồn kho, doanh thu và lợi nhuận, luân chuyển kho, số lượng mua/bán, báo cáo xuất – nhập – tồn kho
II. Những vấn đề thường gặp phải khi quản lý kho hiện nay
Tại sao lại nói kho hàng chiếm vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức bán hàng của doanh nghiệp? Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
– Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, phân phối sản phẩm
– Tiết kiệm chi phí vận chuyển và các chi phí khác liên quan đến sản xuất, phân phối
– Đảm bảo nguồn cung luôn đủ so với nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng bị thiếu hụt hoặc dư thừa hàng, từ đó tạo dựng được chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp
– Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa vào, ra, số lượng hàng tồn kho để luôn đảm bảo kho được hoạt động hiệu quả, tránh tình trạng bị mất hàng hóa
Thế nhưng, việc vận hành kho hàng hiệu quả dễ hay khó và đâu là những khó khăn thường xảy ra khiến nhân viên khó kiểm soát?
Khó khăn 1: Kiểm tra hàng hóa
Theo phương pháp truyền thống, nhân viên thường tiến hành kiểm tra hàng hóa qua sổ tay hoặc file excel được in ra. Công việc này không những mất rất nhiều thời gian mà còn hay xảy ra sai sót dữ liệu. Đặc biệt, phương pháp này rất khó áp dụng khi số lượng hàng hóa cực kỳ lớn.
Khó khăn 2: Đảm bảo lượng hàng tồn kho nằm ở mức cho phép
Quản lý lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nếu hàng hóa quá nhiều hay quá ít đều không tốt. Việc cập nhật số lượng hàng hóa mới liên tục và kịp thời sẽ trở nên khó khăn cho nhà quản lý kho nếu theo phương pháp thủ công là ghi chép tay. Không những thế, việc cập nhật số liệu lượng hàng tồn thực tế để đưa ra các biện pháp xử lý và chiến lược cũng bị ảnh hưởng nếu số liệu không chính xác.
Khó khăn 3: Sắp xếp hàng hóa
Với số lượng hàng hoá lớn thì việc sắp xếp hàng hóa phải thật sự hợp lý mới giúp nhà quản lý dễ dàng xác định vị trí và tối ưu diện tích kho. Tuy nhiên, không phải dễ dàng thực hiện được nếu không tìm ra được phương pháp đúng cách và hiệu quả. Nếu sắp xếp bị rối sẽ gây cản trở cho việc xuất, nhập và kiểm kê hàng trong kho
Khó khăn 4: Trang thiết bị lạc hậu
Đối với người quản lý, việc sử dụng các thiết bị lạc hậu cũng ảnh hưởng ít nhiều đến việc vận hành kho. Ngược lại, với thiết bị tiên tiến sẽ giúp công việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn và tránh nhiều rủi ro gặp phải.d
III. Phần mềm Quản lý kho và các lợi ích mang lại
1. Tiết kiệm đến 30% chi phí lao động và quản lý
Khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ giảm được số lượng nhân viên làm việc trực tiếp tại kho, từ đó tiết kiệm chi phí thuê lao động. Lúc này, nhà quản lý cũng dễ dàng phân việc và giám sát quy trình và kết quả công việc. Ngoài ra, với phần mềm, số lượng hàng tồn kho bị thất thoát hay những chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa bị dư thừa hay thiếu hụt sẽ được giảm đến mức tối thiểu và hạn chế rủi ro xảy ra.
2. Quản lý tổng hợp dữ liệu
Các dữ liệu liên quan đến hàng hóa như mã vạch, số lượng hàng xuất – nhập – tồn kho, thông tin chi tiết từng sản phẩm được tổng hợp trên phần mềm giúp nhân viên phụ trách kho dễ quản lý, theo dõi và báo cáo.
3. Theo dõi tình trạng mua hàng, bán hàng theo thời gian thực
Phần mềm ghi nhận thường xuyên, liên tục tình trạng đặt, mua hàng và cập nhật thông tin bán hàng theo thời gian thực tế xảy ra giúp người dùng dễ dàng kiểm soát số lượng, tránh sai sót thông tin.
4. Thiết lập dự báo mua hàng
Hệ thống tự động đề xuất mua hàng dựa trên số lượng thực tế nhằm cảnh báo cho người dùng biết sản phẩm nào gần cháy hàng và cần phải mua thêm. Nếu số lượng hàng hóa càng ngày càng lớn thì lợi ích này chắc chắn sẽ rất hữu ích đối với người kiểm soát kho khi mà đối với phương pháp thủ công, “hay quên” là vấn đề mà nhiều nhân viên thủ kho hay gặp phải.
5. Quản lý chính xác tồn kho và số lượng
Phần mềm Quản lý tồn kho sẽ giúp người quản lý kho nắm thông tin chính xác về số lượng tồn kho và hàng hóa có sẵn, từ đó dễ dàng đưa ra những giải pháp khắc phục và kế hoạch nhập xuất hàng hợp lý.
6. Quản lý các hoạt động kho, lập báo cáo hàng hóa và tổng doanh thu
Hỗ trợ đặt tên sản phẩm và phân loại hàng hóa theo nhu cầu, kiểm soát toàn bộ hoạt động vận hành kho được diễn ra suôn sẻ, đồng thời truy xuất báo cáo hàng hóa, doanh thu theo từng thời điểm hoặc khoảng thời gian theo yêu cầu.
Minh Châu.
