Với mục tiêu xây dựng hệ thống tổ chức được quản lý hoàn toàn bằng phần mềm thông minh, anh Tài – CEO của Thế giới di động (TGDĐ) đã ứng dụng hệ thống ERP thay cho các phần mềm riêng lẻ, độc lập trước đây. Với ERP, không những TGDĐ vận hành bộ máy được trơn tru hơn khi hệ thống liên kết giữa các phòng ban với nhau mà còn gặt hái được nhiều thành công, trong đó có tăng doanh thu và lợi nhuận. Bài viết dưới đây sẽ đi phân tích chi tiết cách vận hành hệ thống ERP của TGDĐ, cùng tìm hiểu ngay nhé!

I.  HỆ THỐNG ERP LÀ GÌ?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nói dễ hiểu, ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh nhằm quản lý thông tin trong một tổ chức. Trước thách thức ngày nay, đặc biệt dưới tác động của Covid-19, các doanh nghiệp cần tìm ra một phương pháp hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin, nhờ thế mới duy trì được cạnh tranh và phát triển không ngừng. Và ERP giải quyết được nhu cầu trên khi các bộ phận liên quan đều có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Không những thế, với ERP, ban giám đốc doanh nghiệp có khả năng chuyển sang tự động hoá, tối giản hoá quy trình làm việc giúp người lao động làm việc hiệu quả và năng suất hơn.

Ví dụ: Khi nhân viên phụ trách lên kế hoạch và nhân viên quản lý tài chính đều được cấp quyền truy cập vào cùng một dữ liệu, các thông tin này đều có sẵn trong thời gian thực, điều đó hỗ trợ người dùng ra kế hoạch nhanh hơn và chính xác hơn.

5 Lợi ích mà một phần mềm ERP mang lại:

–   Nâng cao năng suất làm việc: Dựa trên nguồn dữ liệu được xuyên suốt, khi dữ liệu được xử lý nhanh chóng giữa các phòng ban sẽ giúp tăng độ chính xác và giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin.

–   Giảm chi phí: ERP giúp loại bỏ các chi phí trung gian như chi phí đào tạo, huấn luyện, chi phí thất thoát trong quá trình kinh doanh,…

–   Nâng cao chất lượng sản phẩm: Quy trình xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát, quản lý chất lượng đều nằm trong ERP, nhờ vào thông tin chi tiết được cập nhật chính xác mà ban lãnh đạo gần như có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch và đưa ra phương án xử lý kịp thời.

–   Chuyên nghiệp trong quá trình vận chuyển: Giao nhận hàng đúng giờ hẹn, nhanh chóng được xem là thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. ERP có thể hỗ trợ lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng và kế hoạch cung ứng sản phẩm.

–   Lưu trữ và phân tích dữ liệu hiệu quả: ERP lưu lại toàn bộ nghiệp vụ doanh nghiệp một cách chi tiết nhất, hỗ trợ truy xuất lịch sử nhanh chóng, bảo mật dữ liệu cao.

Ở TGDĐ, ERP được tích hợp liên thông với các bộ phận: Website, App; CRM; Hệ thống tổng đài; Quản lý giao nhận; Hệ thống hoá đơn điện tử; Báo cáo; Nhân sự; Cầu truyền hình; E-learning. Chi tiết tính năng của từng phân hệ sẽ được phân tích ở phần tiếp theo.

II.  HỆ THỐNG ERP CỦA THẾ GIỚI DI ĐỘNG

1. Quản lý bán hàng

Ở quá khứ, mọi hoạt động trong quản lý bán hàng đều tập trung về khu trung tâm, gây tình trạng tắc nghẽn vào những giờ cao điểm, hệ quả là khách hàng phải chờ đợi lâu và rất lâu để chờ được tư vấn/thanh toán. Phương án giải quyết lúc này của TGDĐ là gì? Chính là thiết lập mô hình tự động lên đơn hàng và hiển thị giá từng sản phẩm.

Dưới đây là mô hình quy trình lên đơn hàng của TGDĐ, hoạt động theo cách thức: Nhân viên tư vấn sẽ dùng điện thoại để truy cập mọi thông tin về sản phẩm bất kỳ (thông số kỹ thuật, chương trình khuyến mãi) để tư vấn cho khách sao cho đầy đủ và hiệu quả nhất. Sau khi khách hàng chốt đơn, nhân viên đó có thể tự lên đơn hàng trực tiếp, không cần thông qua cấp trên, nhờ vậy mà tiết kiệm được nhiều thời gian cho cả bộ phận thu ngân và khách hàng. Từ đó đã không còn nữa những hàng dài chờ đợi thanh toán như trước đây.

2. Quản lý kho hàng

Trong quản lý kho hàng tại TGDĐ, nhân viên có thể nhập – xuất hàng theo từng đơn hàng, in bảng giá, sắp xếp lại kệ hàng sao cho khoa học,…Phần mềm kho hàng luôn cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, vì vậy khi một siêu thị bất kỳ hết hàng sản phẩm A, người dùng có thể truy cập phần mềm để kiểm tra chi nhánh/kho nào còn để kịp thời giao hàng cho khách. 

Cũng qua phần mềm này mà nhân viên kho có thể chủ động cập nhật đơn hàng (nếu có) và lên lịch trình đóng gói, vận chuyển cho kịp thời gian. Không những thế, với ứng dụng thông minh này, TGDĐ luôn kịp thời mua linh kiện sản xuất, sản phẩm kịp lúc hàng hoá sắp hết và đảm bảo hàng hóa được luân chuyển liên tục, tối đa hoá doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp.

Về chế độ bảo hành, hệ thống ghi nhận qua ứng dụng trên điện thoại, có khả năng quản lý và hiển thị nhanh thời gian sử dụng để tiến hành bảo hành phù hợp.  

3. Báo cáo tài chính

Từ các dữ liệu nhập, bán hàng, thu chi mà nhân viên nhập lên hệ thống, ERP cho phép người dùng lên báo cáo tài chính tại một thời điểm, khoảng thời gian bất kỳ, báo cáo được lên tự động và nhanh chóng, hỗ trợ người dùng và quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin. Ngoài ra, hệ thống còn kết nối tự động với ngân hàng giúp kế toán viên giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đối với bán hàng trực tuyến, thu hộ vào ban đêm, hệ thống sẽ tự động kết chuyển qua ngày hôm sau.

4. Hoá đơn điện tử

Theo thông tư mới nhất quy định về việc huỷ bỏ hoá đơn giấy và thay bằng hóa đơn điện tử, TGDĐ đã nhanh chóng bắt kịp từ những ngày đầu. Trung bình mỗi ngày, TGDĐ có hơn 13,000 hoá đơn nên việc lưu trữ hoá đơn giấy cũng gặp rất nhiều khó khăn, chưa kể xảy ra tình trạng mất mát và khó tìm kiếm. 

Việc thay đổi sang hóa đơn điện tử như một giải pháp vô cùng hiệu quả đối với TGDĐ lúc này và họ đã trở thành một trong ba công ty đầu tiên tại Việt Nam sử dụng hoá đơn điện tử. Tính năng này nhanh chóng cũng được tích hợp vào hệ thống ERP, hỗ trợ người dùng tạo, xuất, gửi hoá đơn điện tử và kết nối với ngân hàng, thuế.

5. Nhân sự

Với số lượng nhân sự lên đến hơn 31,000 nhân viên, thử hỏi TGDĐ đã quản lý thông tin và chính sách lương, thưởng như thế nào để luôn đảm bảo làm hài lòng tất cả mọi người? 

Phần mềm nhân sự/Hệ thống ERP có thể hỗ trợ nhân sự hoàn thành tốt công việc này chỉ với 2 nhân viên phụ trách. Nhờ đó, bộ phận nhân sự chủ chốt có thể dễ dàng quản lý hồ sơ, lên danh sách lương, thưởng cho toàn bộ các chi nhánh của TGDĐ trên toàn quốc. Riêng với TGDĐ, hệ thống ERP tích hợp nghiệp vụ nhân sự đã giải quyết được nhiều vấn đề, bao gồm cả việc quản lý hồ sơ.

Điểm đặc biệt nằm ở phần tính thưởng cho nhân viên, ai cũng biết rằng mỗi điện thoại được bán ra có sự tham gia của nhiều người từ người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý chi nhánh đến quản lý chung nên việc tính thưởng cũng trở nên lằng nhằng hơn bao giờ hết. Nhưng với hệ thống ERP, TGDĐ có thể tính thưởng minh bạch đến từng nhân viên, thậm chí họ còn được cấp quyền đối chiếu với số lượng bán của mình, theo dõi thu nhập cá nhân và xem năng suất của đồng nghiệp để cố gắng mỗi ngày.

Về vấn đề tuyển dụng, làm sao để ứng viên có thể tương tác với nhân sự, có cách nào để nhân sự tiếp cận với đối tượng phù hợp? Với một công ty, điều đó có thể nói là rất dễ dàng nhưng với vài chục siêu thị mới thì đó lại là vấn đề đặt ra với nhân sự của TGDĐ mà chỉ có dùng công nghệ thông tin mới làm được. 

Qua hệ thống thông minh, ứng viên dù ở đâu cũng dễ dàng truy cập trang tuyển dụng và ứng tuyển vào các vị trí phù hợp, bộ phận nhân sự từ đó chủ động liên hệ, phỏng vấn online chưa tới 20ph/người. Từ đó, tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan về quản trị nhân lực.

6. Website, app

Một số chiến lược mà TGDĐ đã áp dụng để tăng lượng truy cập và lượt mua trực tiếp tại trang website của mình.

–    Dựa vào các cách không tốn phí như: Tối ưu SEO On-page (lượng truy cập mang về 50% toàn web); Tìm kiếm và mở rộng sản phẩm độc quyền; Tạo cộng đồng thảo luận (hỏi đáp, mẹo mặt, tin tức,…)

–    Cách tốn phí:

• Tạo trang landing page: Trước đây, TGDĐ tạo đến 8-10 landing page để quảng bá sản phẩm, tuy tốn nhiều thiết kế, code,…nhưng có hiệu quả khi chạy quảng cáo và dẫn dắt khách hàng đến quyết định mua hàng trên landing page này.
• Dẫn dắt đến website qua các kênh mạng xã hội khác của TGDĐ như facebook, các diễn đàn,…
• Cập nhật xu hướng mới bằng cách tung ra nội dung liên quan hay chạy các chương trình khuyến mãi hưởng ứng mùa lễ hội, mùa sale,…
• Đảm bảo tốc độ đường truyền nhanh nhất (2,07s trên TGDĐ, 2,08s trên website của Điện Máy Xanh) nhằm tăng trải nghiệm cho khách hàng, hạn chế ùn tắc khi quả tải lượng truy cập.
• Sắp xếp nhân viên hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp trên website & app.
• Cập nhật giá cả, chương trình khuyến mãi mới nhất, thường xuyên trên website.

Ngoài ra, bí mật đem về doanh thu khủng cho TGDĐ còn nằm ở mô hình O2O, cụ thể gợi ý siêu thị có hàng trưng bày gần vị trí khách nhất; khi khách đặt hàng có thể lựa chọn giao tận nhà hoặc tới lấy hàng trực tiếp; tăng cơ hội up-sell, cross-sell như các loại phụ kiện, đồ dùng gia đình trong lúc tư vấn và giao hàng cho khách.

Như bài phân tích chi tiết trên đây đã cho thấy, để vận hành một tập đoàn vô cùng lớn như TGDĐ là điều không hề dễ nhưng chính nhờ vào tư duy cập nhật công nghệ thông minh, đón đầu xu hướng kỷ nguyên 4.0 mà ban lãnh đạo đã có những thay đổi dần dần từ lớn đến nhỏ trong bộ máy tổ chức để giờ đây, TGDĐ đã gặt hái được nhiều thành tựu to lớn.

Nếu doanh nghiệp bạn cũng đang quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP nhưng vẫn e dè về vấn đề chi phí, hãy để HT Dynamic Solutions giúp bạn! Liên hệ ngay với chúng tôi trong hôm nay nhé.

• Phone: 082-225-9095
• Email: contact@htsolutions.vn
• Địa chỉ: Tầng 4, Mitech Center, 75 đường 2/4, Phường Vĩnh Hoà, Nha Trang, Khánh Hoà

Minh Châu.