Giảm doanh thu nặng nề, tụt vị thế cạnh tranh, thậm chí bị phá sản là những thách thức mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt trong thời gian “bình thường” mới sau khi chịu tác động lớn từ đại dịch. Lúc này, một phương pháp hiệu quả sẽ “cứu” doanh nghiệp và đưa họ phát triển lên tầm cao mới, đó chính là CHUYỂN ĐỔI SỐ. 

Được biết đến là một hệ thống quản lý đa chức năng, đa phòng ban, phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc lên toàn bộ kế hoạch ngắn và dài hạn. Bài phân tích chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về phần mềm ERP này, hãy cùng HTDS tìm hiểu ngay nhé.

I.  Phần mềm ERP là gì?

ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM). Vào năm 1990, cái tên ERP chính thức xuất hiện khi tập đoàn Gartner dùng nó mở rộng cho MRP. Đến giữa những năm 1990 thì ERP được áp dụng cho hầu hết các phòng ban của một doanh nghiệp. Tới năm 2000, không những chỉ nội bộ công ty mà ngay cả khách hàng và đối tác đều có thể truy cập vào hệ thống ERP trên giao diện web.

Hiện nay, ERP (Enterprise Resource Planning) được định nghĩa là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, ERP có khả năng tích hợp toàn bộ thông tin từ tất cả các phòng ban vào một hệ thống duy nhất để phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của từng cá nhân. Khác với các phần mềm độc lập, rời rạc, không tạo được mối liên kết thì với ERP, mọi phần mềm đều nằm trong một hệ thống duy nhất.  

Lấy một ví dụ dễ hiểu, trong hệ thống ERP, nhân viên kế toán, nhân viên nhân sự đều có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu tùy theo từng mục đích khác nhau, các dữ liệu này có sẵn trong thời gian thực, giúp người dùng dễ dàng lấy thông tin cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn.

ERP có thể được tích hợp nhiều ứng dụng như tài chính & kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý kho hàng, thương mại điện tử, website,…Khi nhắc đến ERP, nhiều doanh nghiệp sẽ e dè vì độ tốn kém và phức tạp của nó. Tuy nhiên, một khi áp dụng, hiệu quả mà nó mang lại sẽ giúp doanh nghiệp phát triển không ngừng như tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng doanh thu, lợi nhuận. Đặc biệt, trong một tập đoàn có mô hình kinh doanh lớn thì việc sử dụng hệ thống ERP sẽ hỗ trợ quản trị công ty con ở nhiều lĩnh vực khác nhau dễ dàng và hiệu quả hơn.

II. Lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp

1. Cung cấp quản lý thông tin và định hướng công việc

Được ví là cột sống của doanh nghiệp, ERP cho phép cung cấp thông tin đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa các bộ phận cũng như từng thành viên. Nhờ vậy, luồng thông tin sẽ được xuyên suốt và dữ liệu được xử lý nhanh chóng, giúp tăng độ chính xác và giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin. Trong thời đại công nghệ 4.0 đang ngày càng phát triển như hiện nay, việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu trung tâm bao gồm thông tin thị trường, chi nhánh mới, sản phẩm và khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động cũng như sản xuất.

2. Tiết kiệm chi phí

Tại sao lại nói ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí? Một hệ thống quản lý toàn bộ doanh nghiệp 4.0 không những loại bỏ những giai đoạn dư thừa, tốn chi phí mà còn hạn chế yếu tố trung gian khiến luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa các phòng ban. Qua đó, hiệu quả công việc sẽ được nâng cao và những chi phí phát sinh không cần thiết sẽ được cắt giảm đáng kể. Hệ thống ERP giúp cắt giảm chi phí trong các khâu:

–   Đầu tư vào cơ sở vật chất, môi trường làm việc để nâng cao hiệu quả làm việc nhân viên

–   Chi phí đào tạo, huấn luyện nhân viên

–   Chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh

–   Lên kế hoạch, dự trù kinh phí

–   Cung cấp dữ liệu nhanh chóng, chính xác, từ đó xử lý sự cố nhanh hơn

–   Quản lý dòng tiền

–   Tăng độ tin tưởng của khách hàng, giảm chi phí mở rộng thị trường và marketing

–   Tính toán đơn giá chính xác, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

3. Nâng cao chất lượng sản phẩm

Đối với khách hàng, bên cạnh giá tốt, nhiều chương trình khuyến mãi thì chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố khiến họ hài lòng. Chính vì vậy, làm thế nào để vừa tạo ra được sản phẩm tốt mà vẫn đảm bảo giá cạnh tranh trên thị trường luôn là vấn đề khó khăn đối với doanh nghiệp. Với ERP, họ có thể giải quyết vấn đề đó khi toàn bộ hoạt động từ việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng đều có sẵn trong cùng một hệ thống duy nhất. Vậy ERP cụ thể sẽ làm những gì?

–   ERP ghi nhận thông tin hàng nhập gần như ngay lập tức bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị hoàn trả, nguyên nhân trả hàng,…người dùng từ đó có thể chủ động theo dõi, đánh giá tình trạng hiện tại và kịp thời điều chỉnh kế hoạch hợp lý.

–   ERP có thế mạnh trong việc tạo, lập và lưu trữ tài liệu theo thời gian thực, hỗ trợ người dùng trong mọi giai đoạn sản xuất.

–   Thu thập thông số từ máy móc, thiết bị sản xuất và cập nhật liên tục nhằm đưa ra đánh giá chất lượng chuẩn nhất.

–   ERP còn có khả năng tham gia vào giai đoạn kiểm tra, giám sát chất lượng và ghi nhận lại.

4. Xây dựng quy trình vận chuyển chuẩn xác

Hầu hết các công ty sản xuất hiện nay đều bổ sung thêm dịch vụ vận chuyển. Đặc biệt, kênh này càng trở nên quan trọng sau thời gian giãn cách xã hội khi mà toàn bộ hoạt động mua sắm, ăn uống đều phụ thuộc vào các đơn vị vận chuyển này. Hơn thế, quy trình vận chuyển còn được xem như thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. 

Vì thế, vấn đề được đặt ra lúc này cho doanh nghiệp là phải đặt ra được kế hoạch chi tiết cho từng đơn hàng để sản phẩm trao tới tận tay khách hàng là đúng/sớm hơn so với thời gian dự kiến nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của chúng. Trong ERP, quy trình cung ứng sản phẩm sẽ được thiết lập chi tiết từ kế hoạch đến thực hiện, giám sát và đo lường, được dựa trên nhiều yếu tố như hiệu suất dây chuyền, yêu cầu đối tác, nguyên vật liệu,…cụ thể bao gồm:

–   Báo cáo chi tiết về thông tin đơn hàng

–   Tự động dự báo nhu cầu xuất/nhập hàng

–   Cung cấp số liệu hàng tồn kho

–   Quản lý tình trạng giao hàng, đặt hàng

5. Nâng cao hiệu suất công việc

Nếu như trước đây, việc nhập dữ liệu hay xuất báo cáo từ excel gây tốn rất nhiều thời gian cho nhân viên thì với ERP, nghiệp vụ này hoàn toàn được tự động hoá. Trong bối cảnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp hướng tới việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết, đồng thời nâng cao năng xuất để tăng biên lợi nhuận. Vậy, ERP giúp được gì?

–   Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, đề cao việc công tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc

–   Nhập, xuất dữ liệu dễ dàng cũng như tìm kiếm chỉ trong vài giây, điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian dư thừa và tăng mức độ tập trung vào công việc hơn.

–   Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.

6. Mức độ bảo mật dữ liệu cao

Ngoài những lợi ích nêu trên, ERP còn được thiết lập với mức độ bảo mật rất cao. Dữ liệu kinh doanh cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp, bao gồm thông tin tài chính, danh sách khách hàng, thông tin của bộ phận nghiên cứu và phát triển, bí mật thương hiệu, công thức, bản thiết kế,…nếu dữ liệu này bị mất sẽ ảnh hưởng đến thành công và vị trí cạnh tranh của công ty trong thị trường kinh doanh. Vì thế, việc ứng dụng một hệ thống ERP với mức độ bảo mật cao là rất cần thiết đối với doanh nghiệp.  

Nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín nào tại Việt Nam hiện nay? HT Dynamic Solutions, chúng tôi luôn mang tới giải pháp ERP PHÙ HỢP NHẤT cho doanh nghiệp bạn với đa dạng ứng dụng được thiết lập theo từng yêu cầu. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí nhé!

• Phone: 082-225-9095
• Email: contact@htsolutions.vn
• Địa chỉ: Tầng 4, Mitech Center, 75 đường 2/4, Phường Vĩnh Hoà, Nha Trang, Khánh Hoà

Minh Châu.