SAP-XEP-KHO-HANG-THONG-MINH

Những Cách Sắp Xếp Kho Hàng Thông Minh Và Khoa Học Nhất

Kho hàng là nơi lưu trữ toàn bộ hàng hoá của doanh nghiệp, chiếm vai trò quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và sản xuất. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, giảm chi phí thuê mặt bằng, vừa tối ưu hoá được doanh thu sẵn có, hạn chế những thất thoát gặp phải. Vậy, có những cách nào có thể áp dụng để sắp xếp kho hàng một cách thông minh nhất? 

HT Dynamic Solutions đã dành thời gian tìm hiểu bí quyết thành công của những thương hiệu lớn trong quản lý kho hàng, cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

I. Sắp xếp hàng hoá theo mã SKU

Mã SKU là gì? Là viết tắt của từ Stock Keeping Unit hay còn gọi là đơn vị lưu kho, bao gồm thông số, thuộc tính của sản phẩm đó để phân biệt với các sản phẩm khác. Mã SKU không có bất kỳ một quy chuẩn nào bắt buộc dành cho tất cả các doanh nghiệp mà được thiết lập tùy theo từng cách gọi khác nhau của mỗi công ty, miễn là dễ hiểu và quản lý hàng hoá tốt.

Tại sao nên đặt mã SKU?

–   Giúp doanh nghiệp nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và dễ quản lý

–   Dùng để phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau, tránh gây nhầm lẫn

–   Phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau

–   Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng lâu trong quá trình quản lý kho

–   Giúp quản lý hàng hoá hiệu quả, tiết kiệm chi phí

Ví dụ về cách đặt mã SKU: Một mã SKU có thể đặt dựa vào loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích thước, màu sắc, bao bì và chính sách bảo hành. Các trường thông tin cần đặt theo một thứ tự nhất quán trong mã SKU, độ dài không giới hạn và nên kết hợp cả chữ lẫn số để dễ dàng phân tách.

CÁCH ĐẶT MÃ SKU

Một số lưu ý về cách đặt mã SKU:

–   Nên tạo mã SKU theo quy ước riêng của doanh nghiệp bạn để tự quản lý

–   Một cách tạo mã SKU dễ nhớ là đặt tên theo danh mục sản phẩm, ví dụ đồ điện tử là E, sản phẩm laptop là L, máy tính HP là HP, màn hình 14’’ là 14 thành ELHP14

–   Không nên tham lam quá nhiều thông tin vào mã SKU

–   Tránh sử dụng những chữ, số dễ gây nhầm lẫn (như O hay 0, I hay I,…) và ký tự đặc biệt (&@#)

–   Sử dụng phần mềm quản lý kho để quản lý mã SKU hiệu quả

II.  Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc kế toán

1. Theo phương pháp FIFO (Nhập trước – xuất trước)

PHƯƠNG PHÁP FIFO

FIFO nói theo cách dễ hiểu là hàng hoá nào nhập trước sẽ được xuất trước hay hàng hóa lưu kho sẽ được xuất theo thứ tự từ cũ nhất đến mới nhất. Phương pháp này áp dụng phù hợp với các loại hàng hoá dễ hư hỏng, có tính chất ngắn hạn như bánh kẹo, sữa, thực phẩm, quần áo theo trend, mặt hàng công nghệ mới ra mắt,…Với phương pháp này, kho lưu trữ hàng hoá cần đáp ứng yêu cầu bốc dỡ thường xuyên, đòi hỏi kệ hàng, lối đi phải được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho các phương tiện như xe nâng, máy nâng,…tiếp cận dễ dàng.

Ưu điểm của phương pháp FIFO:

–   Dễ hiểu, dễ áp dụng cho doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn

–   Vì tuân theo dòng tồn kho tự nhiên nên việc ghi sổ kế toán cũng trở nên dễ dàng và ít gặp sai sót hơn

–   Hạn chế lãng phí hàng hoá tồn đọng

–   Mang lại lợi nhuận cao hơn

–   Giúp quản lý dễ dàng lập kế hoạch theo tuần, quý, tháng, năm

Nhược điểm:

–   Có khả năng khiến doanh nghiệp phải trả thuế thu nhập cao hơn vì khoảng cách chênh lệch giữa chi phí và lợi nhuận rộng hơn.

–   Nhiều công ty dễ bị phóng đại quá lợi nhuận vì khi giá thành sản phẩm tăng sẽ ảnh hưởng đến doanh thu.

2. Theo phương pháp LIFO (Nhập sau, xuất trước)

PHƯƠNG PHÁP LIFO

Trái ngược với FIFO, trong LIFO, mặt hàng nào mới nhập về sẽ là những hàng hoá được xuất đi đầu tiên. Những sản phẩm điển hình ví dụ cho phương pháp này là vật liệu xây dựng như than đá, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ,…Dựa trên phương pháp này, doanh nghiệp có thể cập nhật thời giá chính xác trên thị trường, so sánh với chi phí đầu vào gần nhất để điều chỉnh chi phí bán hàng sao cho phù hợp nhất. Từ đó, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng được phản ánh chính xác hơn. LIFO phù hợp với các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian sử dụng hay yếu tố thời thượng. Để áp dụng LIFO, bộ phận kho hàng phải luôn sẵn sàng đội ngũ, phương tiện bốc dỡ hàng, kho lưu trữ đảm bảo an toàn, kiểm tra định kỳ để không bị thất thoát, khấu hao.

Ưu điểm:

–   Cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giá thành sản phẩm phù hợp với chi phí gần nhất, mang lại lợi nhuận cao.

–   Hạn chế bị ảnh hưởng khi giá thị trường giảm, ít rủi ro bị lỗ.

–   Tăng không gian lưu trữ để xoay lô hàng.

–   Giải pháp tuyệt vời khi thị trường biến động nhiều và mức lạm phát cao.

Khuyết điểm:

–   Doanh nghiệp phải đóng thuế cao hơn.

–   Khi thị trường bình ổn lại, giá trở lại mức bình thường nhưng doanh nghiệp lại xuất bán các mặt hàng trước đây có chi phí đầu vào cao, dẫn đến lợi nhuận thấp, có thể hoà hoặc thậm chí lỗ vốn.

III.  Đánh dấu vị trí hàng hoá bằng các ký hiệu, biển chỉ dẫn

ĐÁNH DẤU VỊ TRÍ HÀNG HOÁ BẰNG CÁC KÝ HIỆU, BIỂN CHỈ DẪN

Một phương pháp nữa mà doanh nghiệp có thể tham khảo là đánh dấu các ký tự A, B, C, D,…kèm theo số thứ tự như A1, B1, A2, B2,…nhằm nhận diện vị trí đặt mã hàng dễ nhìn, dễ nhớ, dễ xác định. Để thực hiện điều này, trước hết cần có một sơ đồ kho hiển thị rõ các vị trí để thuận tiện quan sát và tìm kiếm. Ngoài ra, việc lập các biển chỉ dẫn cũng sẽ giúp nhân viên kho, kể cả nhân viên mới dễ dàng hơn khi cần tìm kiếm một loại hàng hoá bất kỳ nào đó. Nhãn chỉ dẫn này có thể bao gồm mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho, nhà sản xuất,…và được dán trên tủ, giá bày hàng hoá để tạo sự gọn gàng, khoa học.

Lưu ý: nếu diện tích kho rộng rãi, nhân viên kho nên sắp xếp hàng hóa có khoảng cách xa nhau một chút để đảm bảo được an toàn khi có sự cố không may xảy ra. Hoặc sử dụng các kệ Pallet phù hợp để tiết kiệm diện tích kho đáng kể. Việc bố trí khu vực dành riêng cho hàng lỗi với nhiều nguyên nhân khác nhau sẽ giúp nhân viên hạn chế việc nhầm lẫn giữa mã hàng đạt tiêu chuẩn và hàng có vấn đề.

Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho mình một phương pháp sắp xếp phù hợp nhất theo chi phí, kích thước kho hàng, loại hàng hoá, tính chất thời thượng,…Trên đây là 3 cách mà HT Dynamic Solutions tổng hợp nhằm mang đến cho người đọc góc nhìn tổng quan nhất về các phương pháp sắp xếp kho hàng thông minh và khoa học nhất. Tuy nhiên, để vận hành được dữ liệu kho và hỗ trợ lên kế hoạch sắp xếp vị trí hàng hoá, dự báo hàng tồn thì không thể không nhắc đến phần mềm quản lý kho hàng thông minh tích hợp các nghiệp vụ liên quan, liên hệ HTDS ngay hôm nay để được tư vấn về ứng dụng này nhé!

  • Phone: 082-225-9095
  • Email: contact@htsolutions.vn
  • Địa chỉ: Tầng 4, Mitech Center, 75 đường 2/4, Phường Vĩnh Hoà, Nha Trang, Khánh Hoà

Minh Châu. 

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.