Triển khai hệ thống ERP là một thử thách đối với nhiều doanh nghiệp vì tính phức tạp của nó. Nếu bạn là người phụ trách dự án chuyển đổi số cho công ty thì đây là bài viết dành cho bạn. Trong bài viết này, HTDS giới thiệu 9 yếu tố then chốt để đảm bảo việc triển khai ERP thành công và được đông đảo nhân viên đón nhận. 

Một dự án ERP thành công cần được hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách cho phép và mang lại những lợi ích đúng như mong đợi.

Để đảm bảo việc triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp chạy trơn tru và để có thể tận dụng tối đa lợi ích từ hệ thống, hãy đảm bảo công ty bạn nắm rõ 9 yếu tố sau.

Tập trung vào kết quả thay vì công nghệ

Thông thường, chúng ta dễ sa đà vào những chi tiết về công nghệ mới mà mình sắp triển khai. Nhưng phần mềm ERP chỉ là một phần của quá trình chuyển đổi số mà bạn đang bắt tay vào thực hiện. Trước khi choáng ngợp vì có quá nhiều phần mềm và hệ thống để chọn, hãy tập trung vào những yêu cầu về lợi ích mà công ty có thể nhận được sau khi áp dụng nó. Chẳng hạn như:

• Tối ưu nguồn nhân lực
• Nâng cao hiệu quả quản lý quan hệ khách hàng
• Kiểm soát kho hiệu quả

…..

Lôi kéo sự ủng hộ của ban điều hành

Một dự án ERP thành công hay không cũng phụ thuộc rất lớn vào sự đồng lòng của nhân viên và văn hóa công ty. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo mỗi một thành viên hiểu được lý do đằng sau sự thay đổi. Từ đó vạch ra một kế hoạch quản lý sự chống đối và đảm bảo sự ủng hộ xuyên suốt quá trình chuyển đổi số này.

Sẽ rất tốt nếu bạn nhận được sự ủng hộ của ban điều hành ngay từ đầu. Dự án triển khai ERP của bạn có thể đang cạnh tranh với các dự án khác về nguồn lực và ngân sách. Có được sự hậu thuẫn từ những người như Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc tài chính sẽ đảm bảo dự án của bạn được ưu tiên. Nếu không, nhiều khả năng bạn sẽ phải đối mặt với một cuộc chiến để đưa hệ thống ERP được triển khai đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép. 

Thành lập một đội ngũ siêu sao

Nhóm triển khai dự án ERP của bạn cần phải bao gồm những nhân viên giỏi ở từng bộ phận trong tổ chức. Họ là những người có năng lực về chuyên môn, đồng thời có kiến thức về công nghệ và hiểu rõ các quy trình làm việc hiện tại. Nhóm này sẽ là trụ cột giúp mọi người chuyển giao giữa hệ thống hiện tại và hệ thống mới. Họ có nhiệm vụ đảm bảo phần còn lại của tổ chức tiếp nhận quy trình mới và đồng lòng thực hiện. 

Như vậy, bạn cần giúp họ hiểu rõ mục tiêu của dự án. Từ đó nhóm này có cơ sở để đưa ra các quyết định về quy trình phù hợp cho bộ phận của họ.

Đặt ra lộ trình và ngân sách thực tế

Muốn dự án chuyển đổi số thành công, bạn phải đặt ra thời hạn và ngân sách thực tế phù hợp với nguồn lực của công ty. Ngoài ra cũng nên dành thời gian và ngân sách dự phòng cho những sự cố không mong muốn hoặc những thay đổi trong quá trình triển khai.

Trên thực tế, 75% dự án ERP không theo đúng tiến độ hoặc ngân sách, trong đó có tới 74% dự án ERP mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Một kinh nghiệm hay mà HTDS muốn chia sẻ là hãy tính thời gian dự phòng cho từng giai đoạn thực hiện. Ngoài ra nếu có thể, nên dành 20% ngân sách dự phòng cho các chi phí bất ngờ. 

Ngoài ra, bạn cũng cần lên lịch phê duyệt định kỳ tại các mốc đã định trong suốt dự án.

Ở mỗi giai đoạn phê duyệt, hãy yêu cầu đối tác chạy bản thử nghiệm để kiểm tra xem mọi thứ có đang đi đúng hướng hay không. 

Vạch ra một kế hoạch theo dõi sự chống đối của nhân viên (nếu có)

Sự thật là, ít ai thích sự thay đổi. Nhưng việc triển khai ERP liên quan đến một sự thay đổi lớn. Và điều này dẫn đến sự chống đối từ nhân viên, đặc biệt với các nhân viên bảo thủ. Vì vậy, cách duy nhất để vượt qua làn sóng chống lại những thay đổi trong quy trình làm việc là lập kế hoạch và giao tiếp hiệu quả.

Cần có gì trong bản kế hoạch theo dõi thái độ chống đối? Đó là các nhiệm vụ kèm các mốc quan trọng cần thiết để chuyển đổi thành công từ hệ thống hiện tại của bạn sang hệ thống ERP. Bao gồm di chuyển dữ liệu, QA và thử nghiệm, dự báo ngân sách khi dự án tiến triển và đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo khi hệ thống mới hoạt động. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần làm rõ phương thức thông báo các vấn đề khẩn cấp và theo dõi tiến độ. Đảm bảo bạn cung cấp đúng thông điệp, đến đúng người, vào đúng thời điểm là điều cần thiết để hạn chế và quản lý khả năng chống lại sự thay đổi.

Ngoài ra, để giảm thiểu thái độ chống đối của nhân viên, hãy ưu tiên chọn những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng để áp dụng vào quy trình làm việc. Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn về giải pháp ERP cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với HTDS.

Xác định các yêu cầu hệ thống rõ ràng

Một yếu tố chủ chốt để triển khai ERP thành công là đảm bảo các yêu cầu hệ thống được xác định rõ ràng và được lập thành văn bản trước khi cài đặt một mô-đun. Khi ra yêu cầu thiết kế hoặc điều chỉnh phần mềm, hãy thu thập ý kiến của các bên liên quan trong mọi bộ phận ở công ty về các điểm khó khăn hiện tại, yêu cầu tính năng và lợi ích mong muốn trong tương lai.

Chọn đối tác triển khai ERP phù hợp

Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp cũng vô cùng quan trọng để tạo nên một dự án thành công. Dưới đây là một số tiêu chí khi chọn đối tác công nghệ uy tín để hợp tác:

• Đối tác có chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của bạn
• Tham khảo danh sách khách hàng của họ
• Đảm bảo rằng họ hiểu cách hệ thống ERP sẽ hỗ trợ các quy trình kinh doanh ở doanh nghiệp bạn như thế nào
• Kiểm tra xem họ có chính sách đào tạo và hỗ trợ sau khi bàn giao phần mềm hay không

Lựa chọn mô hình triển khai cẩn thận

Bạn cần xem xét cẩn thận quá trình “đi vào hoạt động” và quyết định mô hình triển khai nào phù hợp với doanh nghiệp và các nguồn lực hiện có. 

Theo HTDS, các doanh nghiệp muốn giảm thiểu rủi ro có thể triển khai theo từng giai đoạn hoặc song song.

Triển khai theo từng giai đoạn chia quá trình chuyển đổi thành các mô-đun cho các phòng ban. Bạn có thể cần phải xây dựng các giao diện tạm thời giữa hệ thống cũ và mới. Mặc dù mô hình này có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng nó lại giúp bạn linh hoạt hơn trong việc đánh giá từng phần thuộc hệ thống ERP.

Trong quá trình triển khai song song, bạn chạy cả hệ thống cũ và hệ thống mới cùng lúc để đảm bảo rằng hệ thống mới hoạt động tốt trước khi hệ thống cũ không còn được dùng nữa. Mô hình này làm giảm nguy cơ mất dữ liệu, nhưng tốn kém hơn vì cần nhiều nguồn lực hơn để chạy và vận hành cả hai hệ thống.

Kiểm tra hệ thống ERP trước khi triển khai

Bước kiểm tra hệ thống ERP trước khi triển khai là để đảm bảo rằng nó phù hợp với mục đích ban đầu và có thể thay thế các hệ thống cũ của doanh nghiệp.

Kế hoạch kiểm tra bao gồm:

• Kiểm tra chi tiết từng phần của hệ thống
• Kiểm tra mức độ tích hợp để xem các mô-đun có hoạt động cùng nhau hay không
• Kiểm tra hệ thống để đảm bảo rằng toàn bộ hệ thống hoạt động như mong đợi
• Kiểm tra UAT (người dùng tự kiểm thử hệ thống) cho phép nhân viên đóng góp ý kiến về quy trình mới.

Hiện nay vẫn chưa có giải pháp nhanh chóng và dễ dàng để triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp ở mọi quy mô. Trước khi triển khai dự án, việc doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu của quá trình chuyển đổi số này là tối quan trọng để quá trình triển khai được thực hiện một cách chính xác, với nguồn lực đầy đủ. Triển khai một hệ thống ERP không đơn giản, nhưng việc ghi nhớ 9 yếu tố then chốt này sẽ giúp dự án có cơ hội thành công cao hơn cho doanh nghiệp.

Hoàng Lan