phan-mem-ke-toan

7 Tiêu Chuẩn Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Lựa Chọn Phần Mềm Kế Toán Phù Hợp

Trong kỷ nguyên 4.0 như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tìm hiểu và có dự định áp dụng phần mềm kế toán thông minh nhằm hỗ trợ kế toán viên làm việc hiệu quả hơn, đồng thời tối ưu hoá được lợi nhuận. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm kế toán kể cả trong và ngoài nước với đa dạng các tính năng khác nhau. Vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp lúc này là làm thế nào để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với lĩnh vực kinh doanh và nguồn lực sẵn có. Và dưới đây là 7 tiêu chuẩn mà HTDS muốn gợi ý đến các doanh nghiệp.

1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

Cốt lõi của một phần mềm kế toán chính là các tính năng phục vụ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản như mua hàng, bán hàng, quỹ, kho, ngân hàng, hoá đơn, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền lương, hoá đơn, hợp đồng, giá thành,…Ngoài ra, còn bổ sung được những tính năng mở rộng trong tương lai nếu doanh nghiệp có mở rộng quy mô hay bổ sung thêm lĩnh vực kinh doanh mới.

Mặc khác, tuỳ vào từng lĩnh vực, ngành nghề khác nhau mà có những nhu cầu quản lý hoàn toàn khác nhau, việc lựa chọn phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu này cũng rất quan trọng. Ví dụ như đối với doanh nghiệp sản xuất gỗ thì có nhu cầu chính về quản lý nhập – xuất – tồn kho theo kích thước, doanh nghiệp trong lĩnh vực dược phẩm thì cần quản lý hàng hoá tồn kho theo số lô, hạn sử dụng,…

2. Giao diện đẹp – tiện dụng – dễ sử dụng

Giao diện đẹp sẽ tạo sự thoải mái, hấp dẫn cho người dùng khi sử dụng, đồng thời tăng khả năng chia sẻ phần mềm và giới thiệu cho bạn bè, đồng nghiệp. Đẹp chưa là yếu tố quyết định tất cả, ngoài ra cần phải kể đến tính tiện dụng của nó như dễ sử dụng, thân thiện, gần gũi với kế toán, sử dụng đúng chuyên ngành của kế toán. Tính tiện dụng còn thể hiện ở việc hiển thị đúng nghiệp vụ, chức năng theo từng vai trò phù hợp, giúp cho mỗi kế toán viên đều theo tác công việc dễ dàng và hiệu quả nhất. Song hành phần mềm là hướng dẫn trực quan cho từng tính năng, từng nghiệp vụ nhằm hỗ trợ người dùng biết cách sử dụng ngay từ những ngày đầu tiên tiếp cận với phần mềm.

Tính tự động hoá và đa tiện ích của phần mềm kế toán cũng là yếu tố mà doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn loại phù hợp, vì điều này sẽ giúp cho công tác kế toán được thuận tiện và hạn chế những sai sót không đáng có như tự động xử lý, lưu trữ dữ liệu trên nguyên tắc tuân thủ quy trình kế toán, tự động nhập liệu hoá đơn đầu vào, tự động gửi báo cáo chứng từ,…. Một số tính năng mở rộng như hỗ trợ tìm kiếm thông tin trên phần mềm, nhắc nhở thanh toán, cảnh báo sắp trễ deadline,…

3. Đáp ứng yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH & QUẢN TRỊ

Công tác kế toán quản trị chiếm vai trò vô cùng quan trọng đối với tình hình hoạt động, tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Tuy hiện nay nhiều nhà cung cấp đa số đều đáp ứng được công tác kế toán tài chính phù hợp với quy định thuế, chế độ kế toán Việt Nam nhưng về kế toán quản trị thì còn rất nhiều hạn chế.

Công tác kế toán quản trị bao gồm những hoạt động nào? Bao gồm quản trị dòng tiền, quản trị hàng tồn kho, quản trị doanh số theo từng nhân viên, bộ phận, tính giá thành sản xuất, phân tích tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…những hoạt động này phải được thay đổi thường xuyên để thích ứng với sự thay đổi của môi trường và khách hàng. Vì vậy, phần mềm kế toán phải đáp ứng được các chỉ số tài chính một cách tự động và theo thời gian thực nhằm giúp người dùng chủ động theo dõi thông tin liên tục. Mặc khác, doanh nghiệp nên kiểm tra phần mềm có dễ dàng cho phép điều chỉnh chứng từ, báo cáo theo yêu cầu hay không.

4. Có khả năng cập nhật theo quy định mới nhất của Nhà nước

Trong kế toán, hàng năm, nhà nước thường điều chỉnh/ban hành một số thông tư, chế độ, quy định về thuế, hoá đơn,… liên quan đến nghiệp vụ kế toán như yêu cầu chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử, lúc này phần mềm kế toán mà bạn lựa chọn phải có khả năng được nâng cấp để đáp ứng những yêu cầu bắt buộc này. Ví dụ: khi phần mềm cập nhật quy định mới, tính năng mới thì tự động thông báo cho người dùng biết để cập nhật kịp thời.

5. Dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng tận tình

DỊCH VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Đây là một trong những tiêu chuẩn quan trọng mà bạn phải cân nhắc khi lựa chọn phần mềm, đó là cung cấp đầy đủ tài liệu, video hướng dẫn sử dụng, tạo mục trợ giúp ngay trong ứng dụng để người dùng tiếp cận nhanh với bộ phận hỗ trợ. Chỉ khi đội ngũ hỗ trợ có chuyên môn cao, trình độ nghiệp vụ kế toán, thái độ chuyên nghiệp thì mới nhanh chóng khắc phục những vấn đề phát sinh đột ngột. Nên ưu tiên đội ngũ hỗ trợ có nhiều kênh tư vấn như Zoom, Youtube, tổng đài 24/7 kể cả ngày nghỉ, lễ tết.

6. Bảo mật dữ liệu cao

Việc bảo mật dữ liệu kế toán là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, không thể để bị mất hoặc đánh cắp. Vì thế, doanh nghiệp nên tìm hiểu về cách thức sao lưu, bảo mật dữ liệu để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Nên lựa chọn đơn vị cung cấp có chứng nhận, đạt tiêu chuẩn về bảo mật thông tin do tổ chức uy tín cấp. Ngoài ra, mỗi phần mềm nên cho phép quản lý thông tin người dùng, bao gồm mật khẩu đăng nhập riêng tương ứng với từng vai trò trách nhiệm khác nhau.

7. Có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác

Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển, đồng nghĩa với các mối quan hệ giữa các phòng ban khác với bộ phận kế toán sẽ càng được chú trọng. Một phần mềm có khả năng tích hợp với các ứng dụng quản lý khác như kho, nhân sự, sản xuất,…tạo nên hệ sinh thái đa dạng sẽ giúp cho công tác kế toán tốt hơn, hiệu quả hơn. 

Mặc khác, nhiều phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay có chi phí rất thấp nhưng lại không đủ điều kiện để kết nối với các ứng dụng khác, gây khó khăn và tốn kém thêm cho doanh nghiệp sau này nên doanh nghiệp cần cân nhắc tiêu chuẩn 7 khi lựa chọn phần mềm phù hợp.

Đơn vị nào cung cấp phần mềm kế toán uy tín tại Việt Nam hiện nay?

HT Dynamic Solutions tự tin là công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán viên trong việc tự động hoá các công việc thủ công như nhập liệu hoá đơn, chứng từ, lên báo cáo,…Nhờ đó mà doanh nghiệp không những tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa sai sót xảy ra. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!

  • Phone: 082-225-9095
  • Email: contact@htsolutions.vn
  • Địa chỉ: Tầng 4, Mitech Center, 75 đường 2/4, Phường Vĩnh Hoà, Nha Trang, Khánh Hoà

Minh Châu. 

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.