Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (Standard Operating Procedures – SOP) thường khác nhau giữa các công ty. Tuy nhiên, mục tiêu chung vẫn là đạt được hiệu quả sản xuất tối ưu nhất. SOP hỗ trợ hiệu quả sản xuất vì chúng mang lại chuỗi cung ứng mạnh mẽ cũng như sự hài lòng của khách hàng và nhân viên.
Các nhà quản lý luôn nỗ lực để đạt được sản lượng tối đa mà không phải bỏ qua các tiêu chuẩn chất lượng cao. Tuy nhiên, không phải lúc nào họ cũng đạt được mục tiêu của mình. Theo báo cáo của Carpedia, hầu hết các công ty lãng phí 50% nguồn lao động và thiết bị của họ. Bài viết này sẽ chia sẻ 7 cách giúp các nhà quản lý tối ưu hiệu quả sản xuất mà vẫn giữ được các tiêu chuẩn SOP.
1. Hiệu quả sản xuất là gì
Hiệu quả sản xuất (productive efficiency) là khái niệm biểu thị hiệu quả của một thị trường trong việc sản xuất ra các sản phẩm với chi phí dài hạn thấp nhất bằng công nghệ hiện có. Chỉ số này đạt được khi sản lượng được sản xuất trong các nhà máy có quy mô tối ưu và có sự cân bằng dài hạn giữa cung và cầu của thị trường.
(Theo Nguyễn Văn Ngọc, Từ điển Kinh tế học, Đại học Kinh tế Quốc dân)
Nói cách khác, một công ty đạt được hiệu quả sản xuất tối đa khi sản xuất càng nhiều sản phẩm càng tốt – mà không lãng phí thời gian, tiền bạc hoặc các nguồn lực hữu hạn khác. Hiệu quả sản xuất thường được đo bằng Hiệu suất Thiết bị Tổng thể (OEE).
OEE được dùng để đo lường hiệu quả hoạt động của một thiết bị một cách tổng thể thông qua cả 3 mặt nguồn lực: thời gian, chất lượng, và tốc độ vận hành. Qua đó giúp chỉ ra các vùng cơ hội để cải tiến. Điểm OEE đạt 100% thể hiện một dây chuyền sản xuất hoàn hảo sản xuất ra các sản phẩm đạt chuẩn, trong thời gian càng nhanh càng tốt và không có khoảng thời gian ngừng hoạt động (downtime).
Các cơ sở sử dụng OEE làm tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả sản xuất. Ngoài ra, OEE trở thành đường cơ sở khi theo dõi tiến độ theo thời gian để loại bỏ lãng phí sản xuất. Các nhà sản xuất đẳng cấp thế giới đạt điểm OEE là 85%, trong khi các nhà sản xuất trung bình thường đạt khoảng 60%.
2. 07 bước đơn giản cải thiện hiệu quả sản xuất
Bước 1: Cải thiện quy trình kinh doanh
Các loại quy trình khác nhau đều có một điểm chung. Đó là tất cả đều được thiết kế để hợp lý hóa cách bạn và đội nhóm làm việc. Một hệ thống thích hợp để vận hành doanh nghiệp có thể không còn duy trì hiệu quả mong muốn sau nhiều năm. Vì vậy, việc tiến hành rà soát quy trình kinh doanh để tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện hoặc tái cấu trúc là vô cùng cần thiết. Các quy trình kém hiệu quả có thể dẫn đến nhiều vấn đề, chẳng hạn như:
- Khách hàng có thể khiếu nại về chất lượng sản phẩm kém hoặc dịch vụ kém
- Giảm mức độ hài lòng của nhân viên
- Nhiệm vụ bị trùng lặp hoặc không được thực hiện đúng thời hạn
- Chi phí gia tăng
- Tài nguyên bị lãng phí
Những việc cần làm:
- Sẵn sàng thách thức hiện trạng để đổi mới trong kinh doanh
- Rà soát hệ thống và quy trình cũ có dấu hiệu trở nên kém hiệu quả
- Xem xét công nghệ được sử dụng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 2: Đánh giá dây chuyền sản xuất
Tiếp theo, hãy đánh giá mọi khía cạnh trong dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. Đặc biệt là đo lường thông lượng — số lượng đơn vị trung bình được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Phép đo này sẽ giúp bạn nhận ra ngay bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải với số máy cụ thể.
Một số liệu khác cần xem xét là công suất của tổng sản lượng sản xuất trên mỗi nhà máy tại bất kỳ thời điểm nào. Phân tích việc sử dụng công suất cho phép bạn xem dây chuyền sản xuất nào đang hoạt động với sản lượng cao nhất có thể. Cả hai số liệu đều minh họa chính xác mức độ tốn kém của downtime của thiết bị.
Ngoài ra, các chỉ số sau cũng cần được theo dõi và cải thiện liên tục, bao gồm:
- Sử dụng năng lực sản xuất – KPI Capacity Utilization
- Hiệu quả hoạt động tiêu chuẩn – KPI On Standard Operating Efficiency
- Hiệu quả thiết bị tổng thể (OEE) – Overall Equipment Effectiveness
- Thời gian ngừng hoạt động của máy – KPI Machine Downtime
- Thời gian dừng máy không theo kế hoạch – KPI Unscheduled Downtime
- Vòng quay hàng tồn kho – Inventory turnover
- Hiệu quả hoạt động tổng thể (OOE) – KPI Overall Operating Efficiency
- Độ chính xác của hàng tồn kho – KPI Inventory Accuracy
- Chất lượng – KPI Quality
- Năng suất thông lượng – KPI First Pass Yield
- Tỷ lệ phải gia công lại – KPI Tỷ lệ Rework
- Tỷ lệ Phế liệu – KPI Tỷ lệ Scrap
- Kiểm tra chất lượng không đạt – KPI Failed Audits
- Giao hàng đúng giờ – KPI On-Time Delivery
- Thời gian thiết lập máy – KPI Machine Set Up Time
- Trả hàng – KPI Customer Returns
- Số giờ đào tạo – KPI Training Hours
- Luân chuyển, thay thế nhân viên – KPI Employee Turnover
- Các sự cố về sức khỏe và an toàn có thể báo cáo – KPI Reportable Health & Safety Incidents
- Lợi nhuận trên mỗi nhân viên – Revenue Per Employee
- Doanh thu trên mỗi nhân viên – KPI Revenue Per Employee
- Thời gian trong chu kỳ – KPI Cycle Time
Những lưu ý quan trọng:
- Đo thông lượng — số lượng đơn vị trung bình có thể sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định
- Theo dõi việc sử dụng công suất trong một khoảng thời gian nhất định
- Hiểu và đo lường chi phí cho thời gian ngừng hoạt động của thiết bị. Những khoảng downtime sửa chữa thiết bị có thể khiến tổ chức của bạn phải trả thêm một khoản tiền lớn.
Bước 3: Cập nhật công nghệ
Mặc dù công nghệ thường đòi hỏi các khoản trả trước khổng lồ, nhưng việc đầu tư đúng đắn có thể giúp bạn vượt mặt đối thủ. Ví dụ, giả sử máy tính văn phòng của bạn mất 5 phút để khởi động. Đó chính là thời gian trễ 5 phút để thông tin mới đến dây chuyền sản xuất. Đồng nghĩa với việc chậm trễ ít nhất 22 giờ mỗi năm đối với riêng máy tính và nhân viên sử dụng thiết bị đó. Điều này là tương tự với bất kỳ thiết bị nào trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Xem thêm: Nhà máy thông minh Smart Factory là gì ?
Việc sẵn sàng triển khai công nghệ mới không chỉ cải thiện hiệu quả sản xuất mà còn thúc đẩy tinh thần và khả năng giữ chân nhân viên. Chưa kể, việc nâng cấp công nghệ không phải lúc nào cũng tốn kém. Hiện tại, HTDS đang cung cấp phần mềm quản lý sản xuất FMS theo những gói giải pháp phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Với đầy đủ chức năng cho các hoạt động quản lý và báo cáo kho, FMS được kiểm chứng là tiết kiệm đến 30% chi phí lao động và quản lý.
Xem thêm về Phần mềm quản lý sản xuất FMS
Những lưu ý quan trọng:
- Xem xét và đánh giá xem bất kỳ dấu hiệu kém hiệu quả nào có thể gây ra tắc nghẽn trong hoạt động sản xuất
- Công nghệ hiện đại thu hút nhân tài và những khách hàng tốt nhất
Bước 4: Xác định các yếu tố gây tắc nghẽn sản xuất
Tắc nghẽn sản xuất xảy ra khi có sự cố xảy ra ở đâu đó trên dây chuyền của bạn. Chúng ta thường cho rằng những khiếm khuyết liên quan đến máy móc hoặc thiết bị là nguyên nhân dẫn đến tắc nghẽn. Tuy nhiên, đôi khi nhân sự lại chính là yếu tố dẫn đến tắc nghẽn tốn kém nhất trong toàn bộ quy trình.
Các nhà quản lý có thể phân loại sai sự cố tắc nghẽn do máy móc điều khiển là “lỗi máy móc”, trong khi thủ phạm thực sự là một chương trình bảo trì phòng ngừa (PM) chạy kém. Ngoài ra, thời gian phản hồi chậm của kỹ thuật viên có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng đưa mọi thứ trở lại đúng tiến độ.
Bên cạnh đó, một số tắc nghẽn xảy ra là do quá trình phê duyệt phức tạp. Vì vậy, việc rà soát toàn bộ quy trình và công nghệ như đã nói trên là vô cùng quan trọng để tối ưu hiệu quả sản xuất.
Những lưu ý quan trọng:
- Xây dựng và đánh giá các SOP kỹ lưỡng
- Xác định máy móc, con người và quy trình có thể gây ra tắc nghẽn sản xuất
Bước 5: Giảm thiểu lãng phí nguồn lực
Đôi khi rất khó để nhận ra sự lãng phí tài nguyên trong tổ chức. Chẳng hạn như hệ thống thông gió kém và hệ thống sưởi / làm mát không hiệu quả thường khó nhận ra bằng mắt thường. Ngoài ra, lãng phí dưới dạng chi phí lao động không cần thiết và sự quản lý yếu kém có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả sản xuất.
Những lưu ý quan trọng:
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn có thể giúp đo lường hiệu quả trong các nhóm nhân công và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Sự lãng phí về năng lực nhân viên có thể gây hao tổn chi phí đáng kể mỗi năm
Bước 6: Cân nhắc việc tái chế nguyên vật liệu
Một cách đơn giản để nâng cao hiệu quả sản xuất và cắt giảm chi phí là tái sử dụng vật liệu sản xuất. Bạn có thể nhanh chóng phân loại rác thải để tái chế và tái sử dụng thông qua các phần mềm hiện đại.
Những lưu ý quan trọng:
- Thiết lập một hệ thống cho phép bạn phân loại rác thải sản xuất
- Đưa phần thừa của bất kỳ nguyên vật liệu nào có thể trở lại quá trình sản xuất
Bước 7: Cải thiện quy trình đào tạo
Nhân viên mới cần được đào tạo để tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty. Hãy đảm bảo bạn có các quy trình vận hành chuẩn hóa (SOP) — sau khi bạn đã xác định được những lỗ hổng trong kiến thức, kỹ năng và quy trình của nhân viên — trước khi tạo ra các chương trình đào tạo mới. Hãy cho phép nhân viên tự do đóng góp ý tưởng về những cách cải thiện hiệu quả. Là những người thực hiện công việc hàng ngày, họ sẽ có những hiểu biết sâu sắc trong chuyên môn của mình.
Những lưu ý quan trọng:
- Chuẩn hóa chương trình đào tạo để dễ dàng đo lường và cải thiện về sau
- Cung cấp tài liệu về quy trình làm việc tiêu chuẩn cho nhân viên tham khảo
Như vậy, HTDS đã phân tích và đưa ra những lưu ý quan trọng cho 7 bước giúp cải thiện hiệu quả sản xuất. Hy vọng bài viết này mang đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Để được hỗ trợ giải đáp về các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất, vui lòng liên hệ:
[Tel] 082 225 9095
[Email] contact@htsolutions.vn
Hoàng Lan
