10-cach-quan-ly-kho-hieu-qua

10 Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả Dành Cho Các Cửa Hàng Kinh Doanh Bán Lẻ

Là một chủ cửa hàng kinh doanh các mặt hàng sản phẩm bán lẻ, có phải bạn đang gặp rất nhiều vấn đề liên quan đến quản lý kho hàng như:

–   Số lượng tồn kho quá nhiều, dễ hết hạn sử dụng nếu không tiêu thụ hết

–   Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu hàng hóa chi tiết

–   Thỉnh thoảng vẫn thất thoát hàng hóa mà không biết nguyên nhân

–   Tốn nhiều chi phí nguyên vật liệu, vật tư và chi phí lưu kho

–   Mất thời gian làm báo cáo bằng excel và tìm lỗi sai sót

Và đặc biệt, làm thế nào để luôn duy trì mức tồn kho tối ưu nhất để hàng mới nhập vào đúng vào khoảng thời gian hàng cũ được xuất đi? Hôm nay, HTDS sẽ gợi ý đến bạn 10 cách quản lý kho cực kỳ hiệu quả, cùng khám phá ngay nhé!

1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Việc sắp xếp vị trí kho độc lập, không gian rộng rãi sẽ giúp nhà quản lý kho dễ dàng quan sát, bố trí và thuận tiện giao nhận hàng hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các rủi ro cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu đặt kho ngay tại cửa hàng và ở vị trí khuất sẽ dẫn đến hậu quả dễ bị thất thoát hàng hóa và nhiều rủi ro khác liên quan đến quá trình kiểm kê và nhập hàng.

2. Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Mỗi hàng hóa đều nên được gắn một mã số và sắp xếp có thứ tự và gọn gàng nhất có thể trong kho, vừa để tiết kiệm diện tích chứa hàng, vừa thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và vận chuyển hàng hóa. Một giải pháp mà các bạn có thể tham khảo là giải pháp 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn Sàng) hiện đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ba cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học:

  • Cách 1: Đánh dấu vị trí hàng hóa trong kho: Đánh dấu các kệ theo bảng chữ cái A, B, C,… và mỗi kệ chia thành A1, A2,…Biển hiệu chỉ vị trí và mũi tên để dễ hình dung. Ngoài ra, việc xây dựng sơ đồ kho được cập nhật liên tục sẽ hỗ trợ cho công việc tìm kiếm sản phẩm được diễn ra nhanh chóng hơn.
  • Cách 2: Dán nhãn nhận diện hàng hóa: Mỗi sản phẩm nên được gắn nhãn bao gồm mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho và nhà sản xuất. Lúc này, dù là nhân viên mới cũng sẽ không gặp khó khăn khi tìm kiếm hàng hóa bất kỳ.
  • Cách 3: Sắp xếp kho hàng theo hạn sử dụng và cách bảo quản: Các sản phẩm có hạn sử dụng gần xếp trước, xa hơn thì xếp phía sau. Bảo quản theo chỉ dẫn chi tiết trên mỗi bao bì sản phẩm, tất cả hàng hóa dễ hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải được quản lý theo nguyên tắc FIFO.

3. Tuân thủ quy tắc FIFO (First-in, First-out) tức là Nhập trước – Xuất trước

FIRST IN – FIRST OUT (NHẬP TRƯỚC – XUẤT TRƯỚC)

Đối với tất cả sản phẩm từ thực phẩm có hạn sử dụng cho đến đồ công nghệ, nhà quản lý kho nên lưu ý về quy tắc FIFO, cụ thể: những mặt hàng được nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại. Vì sao? Thực phẩm để lâu sẽ hết hạn và thối rữa, đồ công nghệ để lâu sẽ lỗi mốt và bị khấu hao.

4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Nhằm đảm bảo lượng hàng tồn kho luôn đủ để cung cấp cho khách hàng kịp thời, nhà quản lý cần phải xác định số lượng tối thiểu và tối đa cho từng loại sản phẩm. Doanh thu công ty sẽ ổn định nếu con số được ước lượng đúng với thực tế nhu cầu khách hàng.

Một số tiêu chí mà nhà quản lý kho có thể căn cứ để xác định lượng tồn kho:

–   Lượng tồn thực tế trong kho

–   Lịch sử số lượng đặt hàng của khách hàng

–   Tình hình cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp

–   Tình hình tiêu thụ mặt hàng trên thị trường/xu hướng

Lưu ý, doanh nghiệp nên kiểm tra thường xuyên và định kỳ (2-3 lần/năm) để điều chỉnh số lượng phù hợp với thực tế hay tình hình công ty.

5. Lưu mã vạch tất cả sản phẩm trong kho

LƯU MÃ VẠCH SẢN PHẨM TRONG KHO

Khi doanh nghiệp áp dụng mã vạch để quản lý toàn bộ hàng hóa trong kho, chỉ mất 2-4s khi dùng máy quét mã vạch, người sử dụng đã tìm ra được thông tin chi tiết về sản phẩm đó. Ngoài ra, mã vạch này còn giúp người quản lý dễ dàng cập nhật biến động hàng dư – tồn một cách chủ động và nhanh chóng lên phần mềm quản lý tồn kho, hạn chế sai sót có thể xảy ra.

6. Kiểm soát quy trình xuất kho

Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng kép vào giai đoạn chốt đơn và chuyển giao cho nhân viên đóng gói, xuất hàng. Mục đích nhằm đảm bảo chắc chắn hàng hóa được vận chuyển chính xác theo thông tin đặt hàng. Trước khi xuất hàng, nhân viên sẽ kiểm tra lại một lần nữa về sản phẩm, cách đóng gói để đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót gì trong quá trình giao hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm kha khá chi phí rủi ro không cần thiết cũng như tăng độ hài lòng về sản phẩm của khách hàng.

7. Kiểm kho định kỳ

Tại sao doanh nghiệp nên kiểm tra kho định kỳ? Việc kiểm tra định kỳ được thực hiện khi người quản lý kho cần xác nhận và xuất báo cáo về số lượng hàng hóa trong kho so với dữ liệu trên hệ thống, đồng thời kiểm tra mức độ hư hại và tồn kho trong quá trình lưu trữ. Việc kiểm kho sẽ diễn ra nhanh chóng hơn nếu hàng hóa được sắp xếp khoa học và thường cần 2-3 người kiểm kho.

Các hình thức kiểm kho:

–   Kiểm kho thực tế toàn bộ hàng cùng một lúc

–   Kiểm kho tại chỗ thường xuyên trong năm

–   Kiểm kho theo chu kỳ mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần hay mỗi ngày tùy theo yêu cầu

8. Tính vòng quay tồn kho

Khi tính vòng quay tồn kho, doanh nghiệp sẽ dễ dàng dự tính thời gian nhập hàng tương thích với xu hướng thị trường. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ cho biết số lần nhập hàng trong kỳ và khoảng thời gian trung bình bán hết hàng tồn trong kho, từ đó dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng trong thời gian tới. Một phương pháp có thể hỗ trợ bạn tính vòng quay tồn kho chuẩn nhất đó là phương pháp Inventory Turnover (link tới bài viết chi tiết)

9. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Lợi thế khi doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà sản xuất là gì? Khi gặp trường hợp một sản phẩm của bạn tiêu thụ chậm, bạn có thể thương lượng với nhà sản xuất về việc đổi sang sản phẩm khác bán chạy hơn và đang hot trên thị trường nếu bạn và họ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chỉ khi như vậy, nhà sản xuất mới sẵn sàng hỗ trợ bảo hành hay đổi trả nhanh chóng cho bạn. Không những thế, mức chiết khấu sẽ cao hơn và chi phí lưu kho cũng sẽ được cắt giảm so với mức ban đầu.

10.  Sử dụng phần mềm Quản lý tồn kho

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỒN KHO

Phần mềm Quản lý tồn kho (WMS) là giải pháp quản lý toàn bộ hàng tồn kho của một doanh nghiệp và các hoạt động thực hiện chuỗi cung ứng từ xưởng sản xuất đến các đại lý, nhà bán sỉ và bán lẻ. WMS là sự lựa chọn tối ưu cho các công ty muốn quản lý tồn kho thành phẩm, bán thành phẩm và nguyên vật liệu theo cách hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất. Công ty có thể quản lý tồn kho theo các chi nhánh, cửa hàng, đại lý trực thuộc.

Các chức năng chính của một phần mềm Quản lý tồn kho gồm có:

  • Quản lý bán hàng: WMS cung cấp bộ công cụ quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ nhận đơn hàng của khách hàng đến quản lý thu hồi công nợ
  • Quản lý mua hàng: Hỗ trợ quản lý các giao dịch mua hàng từ khi tạo đơn hàng cho đến lúc vận chuyển hàng từ nhà cung cấp. Thêm vào đó, phân hệ này còn được tích hợp thêm các chức năng bao gồm theo dõi bảng giá, hóa đơn và nhà cung cấp
  • Quản lý tồn kho: Kiểm soát hàng hóa theo mã và kiểm tra đến từng vị trí, trạng thái và số lượng. Có khả năng kiểm tra kho nội bộ hoặc kho thuê bên ngoài ở các địa điểm khác nhau.
  • Quản lý mã vạch: Quản lý sản phẩm tồn kho theo hệ thống mã vạch thông minh hay mã QR tiên tiến.
  • Kiểm kê: Cung cấp các thông tin về hàng thành phẩm tồn kho để bán, và bán thành phẩm dùng để sản xuất. WMS giúp kiểm tra hàng tồn kho, số lượng, vị trí và nhiều thông tin khác.
  • Báo cáo: Tổng hợp dữ liệu và trích xuất các báo cáo như Báo cáo giá trị tồn kho, doanh thu và lợi nhuận, luân chuyển kho, số lượng mua/bán, báo cáo xuất – nhập – tồn kho

HTDS tự tin là đơn vị cung cấp Phần mềm Quản lý tồn kho với giá cả hợp lý và được thiết kế theo từng nhu cầu khách hàng. Liên hệ chúng tôi để được tư vấn và Demo HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ nhé!

[Tel] 082 225 9095

[Email] contact@htsolutions.vn

 Minh Châu.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.