Thông thường, trong mọi doanh nghiệp, các công việc cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý và giám đốc trước khi có thể chính thức bắt đầu hoặc chuyển sang bước tiếp theo. Các quy trình này được tiêu chuẩn hóa khác nhau ở mỗi công ty để quy định cách thức phê duyệt hoặc từ chối các loại đơn từ, dự án… đã đề xuất.
Tuy nhiên, các quy trình này có thể diễn ra chậm trễ nếu không được xây dựng và tối ưu hóa một cách chính xác, dẫn đến tình trạng giảm năng suất và hiệu quả trong công việc. Bài viết sau đây chia sẻ những thông tin hữu ích dành cho cấp quản lý để tối ưu quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp.
1. Quy trình phê duyệt tiêu chuẩn là gì?
Quy trình phê duyệt là một loại quy trình nghiệp vụ bao gồm các bước để chính thức phê duyệt công việc từ các cấp khác nhau trong tổ chức. Công việc có thể bao gồm đề xuất ngân sách, hóa đơn, phác thảo dự án, chương trình marketing,… hoặc bất kỳ hạng mục nào khác cần một loạt sự phê duyệt từ các bộ phận khác nhau.
Vậy, quy trình phê duyệt tiêu chuẩn sẽ bao gồm các yếu tố sau:
Tài liệu hoặc đơn từ
Đó là các tài liệu cần được phê duyệt, chẳng hạn như hóa đơn, báo giá mua hàng hoặc bất kỳ tài liệu nội bộ nào khác.
Người phê duyệt
Những người phê duyệt là những người quyết định xem các tài liệu, đề xuất đã nộp nên được chấp thuận hay bị từ chối. Trong trường hợp quy trình của doanh nghiệp có nhiều cấp độ phê duyệt khác nhau thì điều quan trọng là phải quyết định ai là người phê duyệt tài liệu trước.
Quyền hạn phê duyệt
Để duy trì tính bảo mật trong tổ chức, bạn bắt buộc phải đặt các cấp độ phân quyền khác nhau cho từng thành viên để bạn có thể kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, từ chối hoặc phê duyệt các tài liệu đã gửi.
Thời hạn phê duyệt
Cũng giống như bất kỳ quy trình kinh doanh nào khác, quy trình phê duyệt cũng phải đặt ra thời hạn để có thể bắt đầu và hoàn thành kịp thời, tránh tình trạng trì hoãn hoặc chậm trễ gây ảnh hưởng đến tiến độ cũng như hiệu quả công việc.
Lịch sử phê duyệt
Việc ghi lại mọi bước của quy trình phê duyệt cũng vô cùng quan trọng. Lịch sử phê duyệt không chỉ dùng để duy trì tính minh bạch trong toàn tổ chức mà còn để dễ dàng theo dõi và tra cứu trong trường hợp cần thiết.
2. Một số loại quy trình phê duyệt được sử dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp
Với các quy trình phù hợp, bạn có thể nhanh chóng xem xét từng tài liệu liên quan và được phê duyệt nhanh hơn. Tùy theo từng loại công việc và quy tắc ở mỗi phòng ban mà quy trình sẽ được xây dựng khác nhau. Dưới đây là 2 loại quy trình phê duyệt mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng.
Phê duyệt hóa đơn
Trước khi phê duyệt một hóa đơn, bộ phận kế toán cần xác minh một loạt các chứng từ theo quy định. Trong trường hợp này, quy trình phê duyệt có thể kèm theo một danh sách kiểm tra bao gồm phiếu chi, phiếu xuất kho, số hiệu hóa đơn, giá, ngày, điều khoản thanh toán… trước khi xác nhận. Lúc này, quy trình phê duyệt sẽ bao gồm nhiều bộ phận như mua hàng, kho, và những người liên quan như khách hàng, đối tác…
Phê duyệt cho bộ phận marketing
So với phê duyệt hóa đơn, các loại phê duyệt cho phòng marketing có quy trình phức tạp hơn, đặc biệt là những doanh nghiệp thường xuyên thuê dịch vụ bên ngoài (outsource). Ví dụ, một dự án quảng cáo phải trải qua nhiều đầu mục công việc, và liên quan tới nhiều mảng và nhân sự khác nhau để hoàn thành bao gồm viết nội dung, thiết kế đồ họa, thiết kế trang landing page, quảng cáo ngoài trời…
Bên cạnh đó, quy trình làm việc cũng có thể phụ thuộc vào:
- Số lần chỉnh sửa bên khách hàng (client) được quyền yêu cầu
- Thời hạn về thời gian sửa đổi
- Thời gian hoàn thiện các thiết kế, các loại nội dung…
Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín với đối tác.
3. Lợi ích của việc tự động hóa quy trình phê duyệt
Quá trình phê duyệt thủ công mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành và cũng dễ xảy ra sai sót hơn. Trái lại, việc tự động hóa các quy trình phê duyệt có thể giúp bạn theo dõi sát sao, minh bạch và cho phép các thành viên liên quan nhanh chóng nhận được phê duyệt. Khi sử dụng các phần mềm quy trình phê duyệt, bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích:
Tận dụng các mẫu quy trình phê duyệt có sẵn
Với các mẫu tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng tạo quy trình phê duyệt mới bằng cách tùy chỉnh các mẫu đó thay vì thiết kế lại từ đầu. Điều này cho phép bạn tiết kiệm thời gian và bắt đầu quá trình phê duyệt nhanh hơn.
Khả năng chỉnh sửa
Sau khi tạo trình tự cho một quy trình phê duyệt, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bất kỳ lúc nào mà không cần đến sự hỗ trợ của bên cung cấp phần mềm.
Đảm bảo sự tuân thủ và bảo mật tốt hơn
Bằng cách tự động hóa các quy trình phê duyệt, bạn có thể nhanh chóng xem lại lịch sử thực hiện để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện như thế nào trong quá trình đánh giá nội bộ. Hơn nữa, tính bảo mật cũng được duy trì chặt chẽ hơn trong công ty thông qua phương pháp phân quyền truy cập vào các tài liệu phê duyệt cho những người dùng tham gia vào quy trình.
Đảm bảo tiến độ công việc
Đối với các dự án phê duyệt phức tạp, việc theo dõi các cấp độ khác nhau trong quy trình, cập nhật trạng thái phê duyệt đúng thời hạn trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi các quy trình được tự động hóa. Các phần mềm phê duyệt giúp cho luồng công việc tránh bị giãn đoạn được thực hiện xuyên suốt.
Quản lý phê duyệt quy trình là một phần trong những hoạt động hàng ngày của mọi doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa các quy trình này thông qua các công cụ quản lý, bạn có thể tăng năng suất và hiệu quả của nhóm.
Hiện tại, HTDS đang cung cấp công cụ quản lý quy trình phê duyệt Workflow như một phân hệ của phần mềm HRM . Nếu bạn đang cần được tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với HTDS. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất với quy mô và lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
[Tel] 082 225 9095
[Email] contact@htsolutions.vn
Xem thêm về phần mềm quản lý nhân sự HRM
Hoàng Lan
