Phần mềm kế toán là gì? Những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán thực chất đã xuất hiện trong đời sống con người cách đây hơn 60 năm, chính xác là vào năm 1955 khi doanh nghiệp tư nhân General Electric mua chiếc máy điện toán Univac I đầu tiên phục vụ chủ yếu cho mục đích kế toán và tính lương cho công ty. Chiếc máy này có khả năng xử lý số lượng lớn dữ liệu trên băng từ, giúp tiết kiệm sức lao động đáng kể. 

Theo thời gian, năng lực của máy điện toán tăng lên, ngôn ngữ máy tính và các khung lập trình cũng phát triển tương xứng, từ đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi trả mức chi phí cao để được áp dụng công nghệ tiên tiến này. Cho đến nay, phần mềm kế toán đang dần trở nên phổ biến hơn tại thị trường Việt Nam với nhiều sự lựa chọn đa dạng từ các đơn vị cung cấp khác nhau được tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. 

Dưới đây, HT Dynamic Solutions sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản và thật sự bổ ích dành cho các nhân hay doanh nghiệp đang quan tâm và muốn tìm hiểu về phần mềm kế toán ngày nay.

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một phần mềm độc lập ghi nhận những dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc (Phiếu thu, chi, Phiếu nhập, xuất, Hóa đơn mua, bán hàng,…) sau đó lưu trữ, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách tuân thủ theo chuẩn mực kế toán, chế độ ban hành và cung cấp các loại báo cáo chi tiết (Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác) một cách tự động giúp doanh nghiệp có nhiều thông tin để đưa ra quyết định. Độ chính xác của các báo cáo phụ thuộc vào độ chính xác trong quá trình nhập liệu của kế toán viên.

2. Cách thức hoạt động của Phần mềm kế toán

GIAI ĐOẠN 1: NHẬP DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Kế toán viên nhập bằng tay dữ liệu là các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống một cách đầy đủ, chi tiết và chính xác, tùy theo đặc điểm từng phần mềm cụ thể.

Sau khi hoàn tất, dữ liệu sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.

*Lưu ý quan trọng: Người nhập dữ liệu cần đảm bảo tránh sai sót những lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến kết quả báo cáo như: số lượng, số tiền, thông tin hóa đơn, tài khoản hạch toán,…

GIAI ĐOẠN 2: XỬ LÝ DỮ LIỆU

Dựa trên thông tin các chứng từ đã nhập ở Giai đoạn 1, phần mềm kế toán sẽ tiến hành lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán theo quy trình phần mềm và quy định chung của chế độ kế toán hiện hành, từ đó làm căn cứ kết xuất nhiều loại báo cáo, sổ sách, thống kê cho giai đoạn tiếp theo.

Phần mềm kế toán sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ, ghi vào nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán định khoản lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản khi người sử dụng đưa thông tin chứng từ đã nhập vào hạch toán.

Lưu ý quan trọng: Khi phần mềm thông báo lỗi hoặc nhắc nhở, người dùng cần thông báo ngay đến người phụ trách để kịp thời điều chỉnh và xử lý dữ liệu. Hạn chế tối đa việc tắt ngang phần mềm do một số lý do ngoài ý muốn như cúp điện hoặc bận việc,..vì có khả năng ảnh hưởng đến phần mềm làm lỗi dữ liệu.

GIAI ĐOẠN 3: TRÍCH XUẤT DỮ LIỆU

Từ kết quả xử lý dữ liệu kế toán ở giai đoạn 2, người sử dụng có thể chủ động xem, lưu trữ hoặc in ấn,. các loại báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,..được trích xuất hoàn toàn tự động từ phần mềm kế toán. Báo cáo có thể được thêm, bớt hoặc chỉnh sửa tùy theo từng nhu cầu của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng: Nhằm đảm bảo dữ liệu đầu ra có tính chính xác cao nhất, người dùng cần thao tác đúng, đủ theo hướng dẫn sử dụng của từng tính năng trong phần mềm.

3. Tại sao nên sử dụng phần mềm kế toán thay cho kế toán thủ công?

Một là, tính chính xác cao và tiết kiệm thời gian.

• Khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai dẫn đến hàng loạt báo cáo khác có liên quan đều sai liên tiếp, với phương pháp thủ công, người kế toán phải mất rất nhiều thời gian để tìm ra lỗi và bắt đầu lại quy trình, thời gian hoàn thành có khi phải lên đến vài ngày hoặc có khi là một tuần. Nhưng nếu sử dụng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian xuống chỉ còn vài phút cho việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo bởi mọi thứ đều được vận hành tự động.

• Phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao vì các báo cáo đều dựa trên dữ liệu đầu vào được nhập trực tiếp từ kế toán viên, đảm bảo độ chính xác cao hơn. Ngược lại, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều người ghi chép theo nhiều cách khác nhau, dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu khi cần phân tích, báo cáo tổng hợp.

Hai là, tính hiệu quả và chuyên nghiệp

• Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay tại Việt Nam và quốc tế, một trong những lý do khiến các doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phần mềm kế toán vào hoạt động kinh doanh của công ty là “khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều, nhanh chóng từ phần mềm kế toán, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro hoặc đưa ra những dự toán, kế hoạch tiếp theo một cách chính xác và hiệu quả hơn”. Không những thế, thay vì sử dụng nhân lực làm từng giai đoạn như trước thì giờ đây, với công nghệ, tất cả đều được tự động hóa bởi phần mềm.

• Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng hay nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư qua các mẫu báo cáo được trình bày rõ ràng, mạch lạc và đẹp mắt.

4. Những doanh nghiệp nào nên áp dụng Phần mềm kế toán?

• Cho tới thời điểm hiện tại, các phần mềm kế toán đã được nghiên cứu và phát triển áp dụng cho đa dạng các ngành nghề khác nhau với ưu điểm chỉnh sửa dễ dàng các tính năng theo yêu cầu.

• Các loại hình doanh nghiệp được áp dụng: Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xây lắp

• Ngành nghề được áp dụng: Bán lẻ; Bao bì; Bất động sản; Chăm sóc sức khỏe, làm đẹp; Công nghệ thông tin; Cơ khí, kim khí; Du lịch; Dược phẩm; Nội thất; Giáo dục, đào tạo; Mỹ phẩm, hóa chất; Khai khoáng; F&B; Thiết bị điện máy; Văn phòng phẩm; Xăng dầu; Linh kiện điện tử; Nhựa, giấy, thủy tinh; May mặc; Nhà hàng, khách sạn; Nhà phân phối; Ô tô, xe máy; Thức ăn chăn nuôi; Thực phẩm;

5. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán

a. Đối với doanh nghiệp

• Đối với giám đốc điều hành: Tìm hiểu rủi ro, ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động kinh doanh kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả qua các thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp được kê khai và thể hiện đầy đủ qua phần mềm kế toán.

• Đối với giám đốc tài chính: Phần mềm hỗ trợ tự động, nhanh chóng trong việc cung cấp đa chiều các báo cáo, phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp, từ đó bổ trợ trong việc hoạch định và điều chỉnh kế hoạch một cách chính xác hơn. Đồng thời, tiết kiệm nhân lực và chi phí, tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

• Đối với kế toán trưởng: Dễ dàng kiểm soát và xuất dữ liệu kế toán bất kỳ theo yêu cầu; tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, rà soát và làm báo cáo kế toán.

• Đối với kế toán viên: Không yêu cầu nắm vững từng nghiệp vụ kế toán, chỉ cần hiểu các thao tác và quy trình hoạt động của phần mềm để luôn đảm bảo dữ liệu đầu vào chính xác, tiết kiệm thời gian khi không phải thực hiện tính toán thủ công.

b.  Đối với thuế và kiểm toán

• Hỗ trợ trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán một cách dễ dàng, có hệ thống hơn.

6. Giới thiệu đôi nét về phần mềm kế toán AIZEN

• AiZen (KaiZen By AI) là phần mềm kế toán độc lập, hỗ trợ quản lý chứng từ, hóa đơn, quản lý kỳ kế toán cho từng doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quá trình nhập liệu, tăng tính tự động hóa trong thống kê báo cáo và giảm chi phí trong vận hành, quản lý.

• Các ưu điểm của phần mềm Aizen:

·   Cho phép giao tiếp, liên lạc trên từng màn hình giúp quy trình làm việc thuận tiện hơn

·   Đảm bảo an toàn, sự minh bạch của dữ liệu bằng hệ thống theo dõi các thay đổi

·   Tìm kiếm thông tin trong hệ thống một cách linh hoạt, hiển thị kết quả bằng biểu đồ trực quan

• AiZen bao gồm 16 phân hệ đầy đủ nghiệp vụ, 42 loại báo cáo trực quan tự động phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn. Với đội kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, HT Dynamic Solutions tự tin sẽ luôn mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất!

Minh Châu.