Không ít thì nhiều, các doanh nghiệp đều dễ mắc phải các sai lầm không đáng có, làm hàng hoá bị tổn thất, chi phí gia tăng và sụt giảm doanh thu, lợi nhuận. Đối với các cửa hàng, kho hàng chiếm vai trò quyết định đối với hoạt động kinh doanh. Vậy, công việc cụ thể của nhân viên quản lý kho hàng là gì và làm thế nào để hạn chế sai sót xảy ra? Hãy cùng HT Dynamic Solutions khám phá ngay qua bài phân tích dưới đây.
I. Định nghĩa về kho hàng
Kho hàng (Warehouse) là nơi cất giữ, lưu trữ hàng hoá, nguyên liệu, vật tư, thành phẩm của doanh nghiệp. Kho hàng gắn bó xuyên suốt từ điểm đầu đến điểm cuối trong dây chuyền cung ứng. Tại kho, hàng hoá sẽ được bảo quản cẩn thận và luôn đảm bảo đủ số lượng để cung ứng kịp thời cho khách hàng.
Nói về kho hàng thì có rất nhiều loại hình, khả năng lưu trữ, mô hình quản lý khác nhau, dựa trên từng nhu cầu sử dụng và đặc điểm hàng hoá mà lựa chọn loại phù hợp nhất. Một số loại nhà kho phổ biến mà bạn có thể tham khảo như:
– Kho linh kiện
– Kho sản phẩm
– Kho vật liệu đóng gói
– Kho dự trữ ngoài đô thị
– Kho trung chuyển
– Kho công nghiệp
– Kho vật liệu, vật tư, phụ liệu
– Kho hàng phân phối
Việc xây dựng nhà kho riêng cho doanh nghiệp là rất quan trọng vì khi nhu cầu tiêu dùng thị trường biến động theo mùa vụ thì hàng hoá trong kho vẫn được điều tiết sao cho hoạt động liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định.
II. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho hàng còn gọi là Warehouse Management bao gồm việc quản lý các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hoá trong kho. Khi quản lý kho hiệu quả, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí lưu thông, chi phí khác mà còn đảm bảo được hoạt động sản xuất diễn ra trôi chảy và liên tục, ổn định.
Vậy, các công việc của một nhân viên quản lý kho là gì?
– Lên sơ đồ kho bao gồm vị trí từng loại mặt hàng, ký hiệu, chỉ dẫn chi tiết
– Sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho sao cho khoa học, gọn gàng, tiết kiệm diện tích nhất
– Sắp xếp và quản lý theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước hay nhập trước – xuất sau tuỳ theo loại hình sản phẩm
– Tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hay lưu chuyển hàng hoá
– Thực hiện nhập, xuất hàng theo yêu cầu
– Theo dõi và cập nhật thường xuyên số lượng hàng tồn mỗi ngày và luôn đảm bảo tất cả hàng hoá trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
– Thực hiện các thủ tục đặt hàng như lập phiếu đề xuất mua hàng, lên hợp đồng, tiến hành thanh toán, nghiệm thu,…
Tại sao nói quản lý kho lại vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp?
– Giúp bảo quản hàng hoá tốt hơn: Nếu quản lý kho không tốt có thể dẫn đến hàng hoá bị hư hỏng hoặc dễ vỡ, từ đó gây tổn thất lớn cho cửa hàng. Ngược lại, nếu biết cách sắp xếp hợp lý, bảo quản tốt thì vấn đề đó có thể được giải quyết. Từ đó, giảm tối đa các phát sinh không đáng có.
– Quay vòng tồn kho: Đối với các hàng hóa dễ hỏng, việc kiểm soát và quản lý được số lượng hàng tồn kho sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng nhập xuất hàng hoá sao cho tỉ lệ quay vòng tồn kho cao.
– Bán hàng hiệu quả: Dựa vào lượng tồn kho được báo cáo chính xác, người bán hàng có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng bị khan hiếm hay cháy hàng. Trong trường hợp hàng tồn nhiều, người bán hàng có thể xem xét việc khuyến mãi, giảm giá sao cho hợp lý nhất.
– Tiết kiệm chi phí: Chi phí tổn thất vì hàng hoá hư hỏng sẽ được tiết kiệm nếu người quản lý kho có những phương pháp đúng đắn.
III. Bốn sai lầm cần tránh khi quản lý kho hàng
Ai cũng nghĩ là quản lý kho là dễ cho đến khi bắt tay vào thực hiện. Trong thực tế, vẫn còn rất nhiều vấn đề mà các doanh nghiệp vẫn chưa tìm được đáp án và vẫn liên tục mắc phải các sai lầm không đáng có, cụ thể:
1. Sắp xếp hàng hóa trong kho chưa khoa học
Khi kế hoạch đã được lên chi tiết từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành thì không có lý do gì mà nhân viên lại sắp xếp hàng hóa lộn xộn, không theo bất cứ quy tắc nào. Yêu cầu đặt ra lúc này là các sản phẩm phải được phân loại rõ ràng, phân vào từng khu riêng biệt, sắp xếp thành từng lô tuỳ thuộc vào kích thước, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản. Việc sắp xếp chúng một cách hợp lý không những giúp doanh nghiệp tối đa diện tích kho bãi, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp tăng năng suất lao động vì công việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được diễn ra dễ dàng và thuận tiện.
Công việc này không hề đơn giản nếu không có một phương pháp sắp xếp phù hợp với chủng loại sản phẩm và quy mô kho hàng. Nên bố trí theo nguyên tắc nhất định như sản phẩm nào cần gấp thì ưu tiên ở kệ đầu, hàng nào dễ vỡ thì đặt ở nơi hạn chế tiếp xúc, có không gian rộng rãi.
2. Không kiểm tra kho hàng thường xuyên
Một tình trạng thường xuyên xảy ra đó là người quản lý kho vì quá bận rộn với nhiều công việc sắp xếp, nhập – xuất hàng, đóng gói hàng mà lơ là việc kiểm tra kho hàng thường xuyên, thậm chí mấy tháng mới kiểm tra đến một lần. Hoặc nhiều người ngại kho hàng quá lớn, sản phẩm quá nhiều nên không muốn kiểm tra chi tiết số lượng và tình trạng hàng trong kho mà chỉ làm qua loa. Vậy, hậu quả xảy đến là gì? Hàng hoá bị thất thoát, hư hỏng, hết hạn sử dụng mà cả người quản lý và doanh nghiệp đều không hề hay biết cho đến khi thật sự cần đến nó. Vì thế, doanh nghiệp cần lên kế hoạch kiểm tra hàng hoá trong kho theo định kỳ và thường xuyên nhằm chủ động đánh giá lượng tiêu thụ của từng mặt hàng trong kho, nắm bắt nhu cầu thị trường và đưa ra các chiến lược phù hợp.
3. Không xác định được lượng tồn kho tối ưu
Xác định lượng tồn kho tối ưu được hiểu là xác định số lượng hàng hoá được duy trì trong kho với mức vừa đủ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, tiết kiệm diện tích kho bãi và chi phí bảo quản, khấu hao.
Trước những biến động thị trường như hiện nay, nếu doanh nghiệp không chú trọng tính toán số lượng tồn kho tối ưu chuẩn thì rất dễ sẽ dẫn đến sự gián đoạn và khó khăn khi gặp phải những rủi ro không lường trước. Đây được xem là một trong những khâu quan trọng và cần được làm định kỳ. Qua đó sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý theo cách tốt nhất, không lãng phí cũng như không thiếu so với nhu cầu khách hàng.
4. Trang thiết bị lạc hậu
Khi số lượng hàng hoá càng lớn, đồng nghĩa với việc diện tích kho sẽ càng mở rộng và công việc quản lý kho ngày càng nhiều. Trong khi sức lực của con người có giới hạn, khả năng cũng bị hạn chế, lúc này chỉ có hai giải pháp: một là tuyển thêm nhân viên, hai là đầu tư vào phần mềm thông minh, trang thiết bị hiện đại.
Bên cạnh việc trang bị các máy móc liên quan đến bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản thì doanh nghiệp cũng nên xem xét đến việc áp dụng phần mềm quản lý kho hàng – công cụ hỗ trợ đắc lực hiện nay. Những lợi ích mà nó mang lại như đầy đủ các tính năng quản lý kho hàng hỗ trợ người dùng làm việc năng suất hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
HT Dynamic Solutions với nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng phần mềm quản lý kho phù hợp với từng yêu cầu khác nhau, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất. Liên hệ ngay.
- Phone: 082-225-9095
- Email: contact@htsolutions.vn
- Địa chỉ: Tầng 4, Mitech Center, 75 đường 2/4, Phường Vĩnh Hoà, Nha Trang, Khánh Hoà
Minh Châu.
